Як налаштувати облік собівартості за VIN у Dynamics 365 Finance

У звіті імпортера про маржу на кожну модель припадає одна цифра. Фінансовий відділ знає, що за нею ховається розкид: машина, яка три тижні простояла на майданчику в порту; машина, якій перед видачею міняли бампер; машина, що приїхала дорожчим рейсом. Кожна з них принесла різну маржу, а середнє значення цієї різниці не показує.

Нижче ми простежимо шлях одного автомобіля від прибуття до післяпродажного обслуговування. Покажемо, як налаштувати Dynamics 365, щоб кожен VIN мав власний P&L, і яку частину налаштувань треба визначити ще до запуску системи.

Більшість імпортерів можуть показати маржу за брендом і моделлю. Набагато менше компаній скажуть, скільки заробили на конкретній машині. Дві машини однієї комплектації приходять різними суднами, з різними витратами на фрахт і мито, різний час чекають на покупця, а одній ще й потрібен ремонт перед видачею. Проте середнє по моделі дає їм однакову собівартість.

Облік собівартості за VIN робить ідентифікаційний номер кожного автомобіля одиницею обліку витрат і прибутку. В ERP для автобізнесу це означає, що кожна витрата між портом і фінальним продажем проводиться з прив’язкою до VIN. Далі пройдемо чотири етапи шляху автомобіля й подивимося, що на кожному з них мають фіксувати Microsoft Dynamics 365 Finance та Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management.

Перший шар витрат з’являється ще до того, як приїде сама машина. Модуль Landed cost у Supply Chain Management групує замовлення на закупівлю в рейси та контейнери. Потім він розподіляє мито, фрахт, страхування та інші типи витрат на рядок товару: пропорційно кількості, об’єму, вазі, сумі або за об’ємним коефіцієнтом. Орієнтовні витрати проводяться разом із рахунком постачальника, а коли надходять фактичні рахунки за фрахт і мито, фактична повна собівартість імпорту замінює оцінку.

Щоб ця собівартість дійшла до конкретного автомобіля, він має існувати як окрема одиниця обліку. Серійні номери належать до вимірів запасів і присвоюються окремим одиницям товару. Якщо серійний номер увімкнено для фінансового обліку запасів, собівартість розраховується для кожної одиниці, а не усереднюється за моделлю. Коли VIN використовується як серійний номер, кожна машина має власну вартість запасу з моменту оприбуткування.

OntargIT IDMS, побудована на Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management, додає погляд з боку головної книги. Вона використовує VIN як фінансовий вимір і розподіляє за VIN витрати на доставку, мито, ризики, страхування, контроль якості та накладні витрати.

Між складом і шоурумом машина продовжує набирати витрати. Її везуть до дилера, проводять передпродажну підготовку (PDI), іноді ремонтують після пошкоджень під час транспортування, а іноді вона тижнями чекає на покупця. IDMS керує бронюванням, доставкою до дилера, обробкою пошкоджень і PDI та фіксує кожну зміну статусу автомобіля.

В ERP для автобізнесу питання собівартості окреме від питання процесу. PDI чи ремонт пошкоджень покращують видимість маржі, лише якщо їхня вартість проводиться з VIN. Якщо ж вона потрапляє на центр витрат сервісного цеху або логістики, то знову стає накладними витратами й розподіляється на машини, яким цей ремонт не був потрібен. Команді впровадження варто визначити, які передпродажні витрати вважати прямими витратами на автомобіль. А потім переконатися, що в документах транспортування, сервісного цеху та закупівлі VIN є в кожному рядку.

Продаж закриває першу половину P&L автомобіля. Коли виручка та знижки проводяться з тим самим VIN, на якому вже є повна собівартість імпорту та передпродажні витрати, фінансисти бачать валову маржу по кожній машині прямо в головній книзі. Збирати її заново в таблицях не потрібно.

Після продажу автомобіль і далі генерує операції. IDMS відстежує гарантію, гарантійні ремонти, відкличні кампанії та історію обслуговування кожного автомобіля. Чи включати ці витрати в P&L автомобіля, чи вести окремий P&L післяпродажного обслуговування, вирішують на етапі проєктування. Імпортер, який сам несе гарантійні витрати, хоче бачити їх на тих машинах, що їх спричинили. А дилерська група може вести сервісний цех як окремий центр прибутку. Обидва варіанти робочі, якщо вибір зроблено під час впровадження.

Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management пропонують три способи вести VIN, і кожен дає різну звітність. Фінансовий вимір робить VIN сегментом рахунку головної книги, тож фінансисти можуть сформувати звіт про прибутки та збитки або оборотно-сальдову відомість у розрізі VIN.

Фінансові теги легші: це до 20 полів, які користувач визначає для кожної юридичної особи. Вони зберігаються в бухгалтерських записах і не змінюють структуру рахунків. Для P&L по кожному автомобілю проблема у звітності: теги недоступні у Financial reporting, тому зведеного сальдо за VIN немає. Аналітикам доводиться вивантажувати детальні операції в Excel або Power BI і зводити їх там.

Відстеження лише за серійним номером дає кожній машині власну собівартість запасу. Воно відповідає на питання «у скільки нам обійшлася доставка цієї машини?», але не на питання «скільки ми на ній заробили?».

Для обліку собівартості за VIN номер має бути в документах закупівлі, логістики, сервісного цеху, продажу та обслуговування з першої ж операції. Тому це рішення ухвалюють на етапі проєктування: звіт, доданий після запуску, покаже лише ті операції, які провели з VIN.

OntargIT побудувала IDMS на Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management для імпортерів, дистриб’юторів і дилерів автомобілів. VIN у ній є фінансовим виміром, а витрати розподіляються за VIN. Серед клієнтів IDMS є Winner Imports, імпортер Ford, Volvo, Jaguar, Land Rover, Porsche і Bentley в Україні, а також MAN Truck & Bus Ukraine.

P&L по кожному автомобілю визначається під час впровадження: тим, де саме VIN зберігається в Dynamics 365. Якщо VIN є фінансовим виміром у кожному документі закупівлі, логістики, сервісного цеху, продажу й обслуговування, фінансисти бачать маржу по кожній машині прямо в головній книзі. Якщо VIN є лише тегом або його додали після запуску, аналітики й далі зводять вивантаження вручну. Перед запуском ERP для автобізнесу пропишіть, як кожна витрата в життєвому циклі автомобіля прив’язується до VIN.