В отчете импортера о марже на каждую модель приходится одна цифра. Финансовый отдел знает, что за ней скрывается разброс: машина, которая три недели простояла на площадке в порту; машина, которой перед выдачей меняли бампер; машина, пришедшая более дорогим рейсом. Каждая из них принесла разную маржу, а среднее значение эту разницу не показывает.
Ниже мы проследим путь одного автомобиля от прибытия до послепродажного обслуживания. Покажем, как настроить Dynamics 365, чтобы у каждого VIN был собственный P&L, и какую часть настроек нужно определить еще до запуска системы.
Где теряется маржа по каждому автомобилю
Большинство импортеров могут показать маржу по бренду и модели. Гораздо меньше компаний скажут, сколько заработали на конкретной машине. Две машины одной комплектации приходят на разных судах, с разными расходами на фрахт и пошлину, разное время ждут покупателя, а одной еще и нужен ремонт перед выдачей. Тем не менее среднее по модели дает им одинаковую себестоимость.
Учет себестоимости по VIN делает идентификационный номер каждого автомобиля единицей учета затрат и прибыли. В ERP для автобизнеса это значит, что каждая затрата между портом и финальной продажей проводится с привязкой к VIN. Дальше пройдем четыре этапа пути автомобиля и посмотрим, что на каждом из них должны фиксировать Microsoft Dynamics 365 Finance и Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management.
Прибытие: полная себестоимость импорта ложится на VIN
Первый слой затрат появляется еще до того, как приедет сама машина. Модуль Landed cost в Supply Chain Management группирует заказы на покупку в рейсы и контейнеры. Затем он распределяет пошлину, фрахт, страхование и другие типы затрат на строку товара: пропорционально количеству, объему, весу, сумме или по объемному коэффициенту. Оценочные затраты разносятся вместе со счетом поставщика, а когда приходят фактические счета за фрахт и пошлину, фактическая полная себестоимость импорта заменяет оценку.
Чтобы эта себестоимость дошла до конкретного автомобиля, он должен существовать как отдельная единица учета. Серийные номера относятся к аналитикам запасов и присваиваются отдельным единицам товара. Если серийный номер включен для финансового учета запасов, себестоимость рассчитывается по каждой единице, а не усредняется по модели. Когда VIN используется как серийный номер, у каждой машины своя стоимость запаса с момента оприходования.
OntargIT IDMS, построенная на Dynamics 365 Finance и Supply Chain Management, добавляет взгляд со стороны главной книги. Она использует VIN как финансовую аналитику и распределяет по VIN затраты на доставку, пошлины, риски, страхование, контроль качества и накладные расходы.
До продажи: PDI, повреждения и время на складе
Между складом и шоурумом машина продолжает набирать затраты. Ее везут к дилеру, проводят предпродажную подготовку (PDI), иногда ремонтируют после повреждений при транспортировке, а иногда она неделями ждет покупателя. IDMS управляет бронированием, доставкой к дилеру, обработкой повреждений и PDI и фиксирует каждое изменение статуса автомобиля.
В ERP для автобизнеса вопрос себестоимости отделен от вопроса процесса. PDI или ремонт повреждений улучшают видимость маржи, только если их стоимость проводится с VIN. Если же она попадает на центр затрат сервисного цеха или логистики, то снова становится накладными расходами и распределяется на машины, которым этот ремонт не был нужен. Команде внедрения стоит определить, какие предпродажные затраты считать прямыми затратами на автомобиль. А затем убедиться, что в документах транспортировки, сервисного цеха и закупки VIN есть в каждой строке.
Продажа и сервис на том же VIN
Продажа закрывает первую половину P&L автомобиля. Когда выручка и скидки проводятся с тем же VIN, на котором уже есть полная себестоимость импорта и предпродажные затраты, финансисты видят валовую маржу по каждой машине прямо в главной книге. Собирать ее заново в таблицах не нужно.
После продажи автомобиль продолжает генерировать операции. IDMS отслеживает гарантию, гарантийные ремонты, отзывные кампании и историю обслуживания каждого автомобиля. Включать ли эти затраты в P&L автомобиля или вести отдельный P&L послепродажного обслуживания, решают на этапе проектирования. Импортер, который сам несет гарантийные расходы, хочет видеть их на тех машинах, которые их вызвали. А дилерская группа может вести сервисный цех как отдельный центр прибыли. Оба варианта рабочие, если выбор сделан при внедрении.
Решение при внедрении ERP для автобизнеса: аналитика, тег или только отслеживание
Dynamics 365 Finance и Supply Chain Management предлагают три способа вести VIN, и каждый дает разную отчетность. Финансовая аналитика делает VIN сегментом счета главной книги, поэтому финансисты могут сформировать отчет о прибылях и убытках или оборотно-сальдовую ведомость в разрезе VIN.
Финансовые теги проще: это до 20 полей, которые пользователь задает для каждого юридического лица. Они хранятся в бухгалтерских проводках и не меняют структуру счетов. Для P&L по каждому автомобилю проблема в отчетности: теги недоступны в Financial reporting, поэтому сводного сальдо по VIN нет. Аналитикам приходится выгружать детальные операции в Excel или Power BI и сводить их там.
Отслеживание только по серийному номеру дает каждой машине свою себестоимость запаса. Оно отвечает на вопрос «во сколько нам обошлась доставка этой машины?», но не на вопрос «сколько мы на ней заработали?».
Для учета себестоимости по VIN номер должен быть в документах закупки, логистики, сервисного цеха, продажи и обслуживания с первой же операции. Поэтому это решение принимают на этапе проектирования: отчет, добавленный после запуска, покажет только те операции, которые провели с VIN.
OntargIT построила IDMS на Dynamics 365 Finance и Supply Chain Management для импортеров, дистрибьюторов и дилеров автомобилей. VIN в ней является финансовой аналитикой, а затраты распределяются по VIN. Среди клиентов IDMS есть Winner Imports, импортер Ford, Volvo, Jaguar, Land Rover, Porsche и Bentley в Украине, а также MAN Truck & Bus Ukraine.
Вывод: учет себестоимости по VIN закладывают на старте
P&L по каждому автомобилю определяется при внедрении: тем, где именно VIN хранится в Dynamics 365. Если VIN является финансовой аналитикой в каждом документе закупки, логистики, сервисного цеха, продажи и обслуживания, финансисты видят маржу по каждой машине прямо в главной книге. Если VIN только тег или его добавили после запуска, аналитики продолжают сводить выгрузки вручную. Перед запуском ERP для автобизнеса пропишите, как каждая затрата в жизненном цикле автомобиля привязывается к VIN.
