Сьогодні організації використовують такі поля, як номер документа, опис або фінансові виміри, для відстеження даних із допоміжних книг, таких як дебіторська та кредиторська заборгованість, книга запасів тощо в Головній книзі. Типи даних, які часто відстежуються, включають номери замовлень на продаж або закупівлю, імена постачальників або клієнтів, платіжні реквізити, номери рахунків-фактур або довідкові номери зовнішніх транзакцій, які імпортуються в Microsoft Dynamics 365 Finance. Функція фінансових тегів усуває необхідність використовувати номери документів, описи або фінансові виміри, дозволяючи організаціям створювати та вводити до 20 полів, визначених користувачем, у транзакціях. Ці поля потім зберігаються в бухгалтерських проводках, які створюються для транзакцій.
У чому різниця між фінансовими вимірами і фінансовими тегами?
Почнемо з того, що фінансові теги не є частиною структури вашого рахунку, тому значення тегів не перевіряються під час проводок операцій. З іншого боку, обов’язкові фінансові реквізити визначаються структурою рахунку, яку ви налаштували, і відповідно вимагаються при проведенні проводок.
Крім того, в поточній версії теґи за замовчуванням не можуть бути введені з основних даних, наприклад, із запису про клієнта або постачальника, тоді як значення вимірів за замовчуванням вводяться з основних даних, таких як клієнти, постачальники, продукти або проекти. Також стандартний Пробний баланс і деякі інші звіти у Finance & Operations не призначені для відображення даних у контексті тегів.
Отже, які переваги це дає?
По-перше, якщо ви використовуєте одноразові значення, такі як номери документів або довідкові номери, у фінансових вимірах, ваш план рахунків вибухне через унікальність багатьох рахунків бухгалтерського обліку. Більше того, вам доведеться вручну створювати нові значення у фінансових вимірах щоразу, коли вони з’являтимуться. У той час як теги були розроблені для значень, що не підлягають повторному використанню. Ви можете легко ввести їх при створенні нової транзакції і уникнути будь-яких додаткових складнощів.
По-друге, фінансові мітки можна додавати, видаляти або редагувати в опублікованих транзакціях. Аудиторський слід зберігається для всіх редагувань, які вносяться до значень тегів після публікації. З фінансовими вимірами такі дії робити не можна.
Малюнок 1. Порівняння фінансових вимірів і фінансових тегів
Мітки призначені для того, щоб допомогти вашій організації відстежувати дані, які можуть бути використані для внутрішньої звітності. Мітки можуть допомогти вам у таких бізнес-кейсах:
Ваша компанія хоче відстежувати всі транзакції для певної одиниці протягом усього терміну служби активу
відстежувати нараховані витрати за постачальниками в Головній книзі, замість того, щоб вести Excel-файли поза системою для відстеження Vendor ID витрат.
Крім того, ви можете використовувати теги, якщо будь-які необхідні дані з’являються після проведення транзакцій.
В останній версії Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations фінансові мітки доступні в обмеженому списку журналів, таких як журнали платежів клієнтів і постачальників, журнал основних засобів і загальний журнал. У майбутніх випусках фінансові мітки будуть доступні у все більшій кількості документів, таких як замовлення на купівлю-продаж, рахунки-фактури, виробничі замовлення тощо.
Щоб використовувати функціонал фінансових тегів у Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, їх потрібно спочатку налаштувати.
Щоб створити новий фінансовий тег, вам потрібно вказати фінансовий тег і тип значення. Це може бути будь-яке з двох значень:
Текстовий – користувачі можуть просто ввести значення, ввівши його в запис;
Список – ви можете використовувати існуючі в системі джерела даних для тегів. Наприклад, працівники, замовлення на закупівлю, основні засоби, проекти тощо;
Користувацький список: Ви можете визначити значення тегів. Важливо додати, що якщо ви використовуєте список або користувацький список як тип значення, користувач все одно може ввести значення вручну.
Малюнок 2. Типи значень
Малюнок 3. Приклад користувацького списку
У нашому прикладі уявімо, що ви створюєте мітки для дистриб’юторської компанії, яка продає автомобілі як через фізичні магазини, так і через електронну комерцію. Менеджери також хочуть відстежувати кожну продану машину і хто її продав. Налаштування може бути наступним:
VIN-код з типом значення – текст
Продавець з типом значення – Список і посилання на список працівників
Тип роздрібного каналу з типом значення Користувацький список і наступні додані значення – Роздрібний магазин, Інтернет-магазин, Колл-центр, Інтернет-маркетплейс.
Зображення 4. Приклад фінансових тегів
Після всіх налаштувань ви можете перейти до використання тегів. Давайте створимо журнал платежів клієнтів і заповнимо теги для цього журналу платежів. За замовчуванням у рядках журналу будуть використані значення за замовчуванням, але ви можете змінити їх, якщо це необхідно.
Зображення 5. Фінансові теги для журналу платежів
У рядках в окремому полі з назвою Фінансові теги ви можете переглядати і змінювати значення тегів для рахунків і рахунків взаємозаліку. Після того, як ви введете всю необхідну інформацію, ви можете опублікувати журнал.
Зображення 6. Фінансові теги на рядках журналу
Після того, як ви опублікували цей журнал, у вас з’являться наступні транзакції. У формі Ваучер ви можете побачити транзакції, які були опубліковані. Наші фінансові мітки зберігаються в окремих стовпчиках, щоб дані можна було легко зберігати і аналізувати при необхідності.
Зображення 7. Фінансові теги на опублікованих транзакціях
Якщо вам потрібно змінити теги, ви можете скористатися кнопкою Редагувати ваучер у формі Ваучер і легко ввести нові коректні значення.
Фото 8. Редагування ваучера
Ви також можете вказати причину змін, щоб відстежити, що спричинило зміни в тегах.
У нашому прикладі уявімо, що в даних роздрібного магазину була допущена помилка, і при первинних проводках був вказаний неправильний продавець. Ми змінили продавця і в полі “Причина редагування” вказали, що саме помилка в даних призвела до цих змін.
Фото 9. Редагування фінансових тегів
З форми ваучера ви також можете переглянути аудиторський журнал і побачити всі зміни, які були зроблені із зазначенням дати і користувача, який вніс ці зміни.
Зображення 10. Огляд змін у фінансових тегах
На закінчення, функція фінансових тегів має потенціал стати корисним інструментом для фінансового менеджменту. Правильна комбінація фінансових вимірів і фінансових тегів може полегшити ваше життя і допомогти вам уникнути великої кількості непотрібної ручної роботи, а також допоможе вам зібрати більше інформації про щоденні операції вашої компанії для створення більш інформативних звітів та аналізу.
Більше того, як ми вже згадували раніше, найближчим часом фінансові теги будуть активно розвиватися, їх буде додано до інших важливих документів в системі, а також буде додано функціонал для використання фінансових тегів для розрахунків за транзакціями.
