Згідно з шостим звітом Salesforce «State of Sales» (2024), менеджери з продажів витрачають 70% свого часу на завдання, не пов’язані безпосередньо з продажами. Значна частина цього часу зникає не на пошук потенційних клієнтів чи роботу над пропозиціями, а на пошук інформації, яка вже існує десь у компанії. Продавець телефонує на склад, щоб перевірити наявність товару. Пише електронні листи у фінансовий відділ, щоб підтвердити, чи дійсна ще ціна. Чекає добу, щоб дізнатися, чи було відвантажено замовлення минулого тижня. Нічого з цього не є продажем. Все це — симптоми того, що CRM та ERP працюють як окремі системи.

Проблема не в людях — вона в процесі передачі даних. Коли дані, необхідні продавцю для закриття угоди, живуть у системі, до якої він не має доступу зі своєї CRM, кожен етап процесу продажів сповільнюється. Комерційні пропозиції створюються на основі застарілих цін. Замовлення повторно вводяться вручну з записів CRM до ERP. Помилки накопичуються на кожному переході. Підключення Dynamics 365 Sales до Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management повністю усуває цей ручний перехід.

Dynamics 365 Sales керує раннім циклом продажів: лідами, можливостями, активностями та пайплайном. Продавець кваліфікує лід, конвертує його в можливість і відстежує взаємодію — усе в межах CRM. Ця фаза є самодостатньою в Dynamics 365 Sales і не вимагає залучення ERP.

Інтеграція з Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management стає актуальною на етапі комерційної транзакції, як тільки потенційний або існуючий клієнт переходить до процесу створення quotation. З цього моменту стандартні можливості Microsoft «від пропозиції до оплати» (quote-to-cash) можуть вести процес через калькуляцію пропозиції, відправку замовлення, виконання та виставлення рахунків. Ці дві фази є розділеними в архітектурі Microsoft, і варто розуміти, де закінчується одна і починається інша, перш ніж вважати, що весь шлях покривається єдиним механізмом. Також варто зазначити, що такий рівень інтеграції доступний у межах екосистеми Microsoft, тоді як підключення Microsoft CRM до іншої ERP вимагатиме адаптації під вашу конкретну систему.

Продукти, прайс-листи, одиниці виміру та структури знижок синхронізуються з Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management до Dynamics 365 Sales за допомогою подвійного запису (dual-write) — інфраструктури інтеграції Microsoft у майже реальному часі та в обох напрямках. Коли продавець відкриває комерційну пропозицію та обирає продукт, він працює з тими самими SKU та цінами, якими вже керує ERP. Немає потреби звірятися з паралельними таблицями Excel і телефонувати команді ціноутворення щодо стандартних позицій каталогу.

Dynamics 365 Supply Chain Management можна налаштувати як джерело ціноутворення для Sales. Це означає, що коли продавець додає рядок до пропозиції чи замовлення, SCM розраховує ціну та знижку, а результат повертається безпосередньо в запис CRM, з яким працює продавець. Два режими ціноутворення забезпечують точний контроль: «Використовувати поточне ціноутворення» утримує рядок прив’язаним до живого каталогу, тоді як «Ціни заблоковано» заморожує узгоджену ціну в замовленні чи інвойсі незалежно від подальших змін у каталозі.

Це стандартні можливості Microsoft. Вони вимагають впровадження, але фундамент інтеграції вже надано. Проте, знову ж таки, це працюватиме лише в межах системи Microsoft, і будь-яка інтеграція з ERP не від Microsoft є складнішою.

Коли увімкнено інтеграцію обробки замовлень на продаж, надіслане замовлення в Dynamics 365 Sales автоматично синхронізується з Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management, і в цей момент запис у CRM блокується для редагування. Це блокування запобігає розходженню записів у CRM та ERP після початку виконання замовлення.

Комерційні пропозиції, замовлення та інвойси — це пов’язані записи продажів, які передають спільні дані про клієнтів, продукти, ціноутворення, знижки, фрахт і податки через процес продажів. Продавець може відстежувати статус виконання та інформацію про рахунки безпосередньо з Dynamics 365 Sales, оскільки Supply Chain Management та Finance оновлюють ці записи на своїй стороні. Менеджер по роботі з клієнтами знає, чи було замовлення відвантажено або виставлено в рахунок ще до того, як клієнт зателефонує, щоб запитати про це — і без необхідності мати доступ до ERP.

Описаний вище сценарій є специфічним для стека Microsoft-to-Microsoft. Коли Dynamics 365 Sales працює в парі з Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management, стандартні маппінги dual-write та можливості quote-to-cash забезпечують надійний фундамент для інтеграції.

Коли ERP є іншою системою, не від Microsoft, Dynamics 365 Sales усе одно може підтримувати фронт-офісний процес продажів — але інтеграцію необхідно проєктувати окремо. Запити ціноутворення, наявність запасів, відправка замовлень, статус інвойсів, статус оплати та логіка блокування редагування — все це має бути реалізовано через API цієї ERP, middleware, плагіни Dataverse, Power Automate, Azure Integration Services або інший інтеграційний шар. Dynamics 365 Sales залишається робочим простором продавця, але автоматизація від пропозиції до оплати повністю залежить від архітектури кастомної інтеграції, побудованої навколо неї.

Операційне зрушення є цілком конкретним. Продавець може відповісти на запитання покупця про наявність товару безпосередньо під час дзвінка, замість того щоб обіцяти перетелефонувати пізніше. Комерційна пропозиція на стандартні позиції каталогу не вимагає окремого циклу погодження ціни. Менеджер знає, чи відвантажено замовлення, до того, як клієнт набере його номер.

Ці можливості є стандартними для Microsoft, але вони все одно вимагають впровадження: увімкнення dual-write, налаштування маппінгів таблиць, синхронізації майстер-даних, визначення прав власності на ціноутворення, вирівнювання продуктів, одиниць виміру, клієнтів, юридичних осіб, складів, податків та ролей безпеки.

Слабкістю у більшості циклів продажів є не продавець, а стіна між CRM та ERP. Для компаній, які запускають Dynamics 365 Sales разом із Dynamics 365 Finance та Supply Chain Management, Microsoft надає стандартну основу інтеграції, яка прибирає цю стіну без необхідності будувати її з нуля. Для компаній, які використовують іншу ERP, той самий бізнес-результат є досяжним, але він вимагає свідомого проєктування інтеграції, а не просто конфігурації існуючих механізмів.