ПИИ «Тойота-Украина» является официальным дистрибьютором автомобилей и запасных частей Toyota и Lexus в Украине. Основополагающие ценности и принципы, оказавшие влияние на современное лидирующее положение компании, были заложены на этапе ее формирования. С момента основания компании «Тойота-Украина» в 2003 г., компания следует принципу «кайдзен», что в переводе с японского означает «непрерывное совершенствование».

Реализация проекта по внедрению корпоративной системы управления на базе Microsoft Dynamics AX, наряду с другими эффективными управленческими практиками менеджмента компании, способствовала укреплению позиций компании «Тойота-Украина» на рынке автомобилей Украины.

Модель бизнеса

БЕЗУПРЕЧНЫЙ СЕРВИС ДЛЯ ДИЛЕРОВ И КОНЕЧНЫХ ПОКУПАТЕЛЕЙ

ПИИ «Тойота-Украина» обеспечило создание в Украине и Молдове сети дилерских центров Toyota и Lexus. Каждый дилер имеет собственную схему и бюджет продаж, обеспечивая при этом неукоснительное соблюдение требований дилерских стандартов Toyota и Lexus. Для поддержания неизменно высокого уровня качества обслуживания клиентов, вся цепочка обслуживания клиента, — от выбора им определенной модели автомобиля или заказа запасной части до передачи клиенту товара требует внимания и контроля.

Ситуация

Активный рост объемов продаж в 2007 г., увеличение количества продаваемых брендов, численности дилеров, количества транзакций, информационных потоков и пользователей системы, а также новых бизнес-процессов и схем бизнеса привели к тому, что используемая компанией «Тойота-Украина» учетная система перестала соответствовать возрастающим потребностям бизнеса.

Существенное увеличение нагрузки на систему привело к исчерпанию лимита ее работоспособности. ТОП-менеджментом компании было принято решение о поиске и внедрении более мощной, многофункциональной и перспективной платформы.

Выбор Microsoft Dynamics AX

В качестве независимого организатора и консультанта по выбору программного продукта выступила аудиторская компания «большой четверки».

«Специалисты компании («большой четверки») провели исследование технических требований компании-заказчика и сравнили с возможностями предлагаемых решений от ведущих мировых производителей ERP-систем. В результате компания «Тойота-Украина» получила рекомендацию перейти на использование продукта Microsoft Dynamics AX, как оптимальное ERP решение для растущего бизнеса».

— Александр Протченко, начальник отдела ИТ ПИИ «Тойота-Украина»

Несмотря на сложности, связанные с мировым финансовым кризисом 2008 г. и вызванным им спадом продаж в Украине, руководство ПИИ «Тойота-Украина» приняло решение о внедрении в жизнь планов пошагового перевода ключевых процессов логистики и продаж компании на платформу Microsoft Dynamics AX.

Решение

В период с февраля 2008 г. по август 2009 г. в компании «Тойота-Украина» был реализован первый этап проекта по построению корпоративной информационной системы на базе Microsoft Dynamics AX (на тот момент версии 4.0). В результате проведенных работ были автоматизированы следующие бизнес-процессы торговли запасными частями: управление каталогами номенклатур и ценообразованием, процессы дистрибуции и хранения, кросс-докинг управление доставкой товара автомобильным транспортом, расчет себестоимости, расчеты с поставщиками и покупателями, интеграция с системой финансового учета, обмен данными с системами производителей и контрагентов, аналитика включая маржинальный анализ поставок.

В декабре 2009 г. компания OntargIT, партнер Microsoft, начала новый проект по автоматизации процессов логистики и продаж автомобилей Toyota и Lexus на базе современной версии Microsoft Dynamics AX (2009). Рамки проекта предусматривали автоматизацию следующих групп бизнес-процессов:

• логистика импорта, экспорта и внутренних перемещений;
• управление ценообразованием;
• поддержка fleet-продаж;
• интеграция с глобальными системами Toyota (системы планирования и учета продаж), с системами контрагентов, в том числе поставщиков услуг (логистические операторы, экспедиторы, страховые компании);
• учет затрат в различных срезах, с использованием механизмов распределения;
• расчеты с покупателями и поставщиками;
• двусторонняя интеграция с существующей системой бухгалтерского учета;
• создание системы аналитической отчетности на базе OLAP-технологии.

В рамках проекта была реализована задача по внедрению веб-портала для эффективного взаимодействия с дилерской сетью, при выполнении которой члены проектной команды OntargIT использовали опыт внедрения Microsoft Dynamics AX в сфере автомобильной дистрибуции, в том числе в других автомобильных компаниях. Это помогло не только выдержать бюджет, но и в заданные сроки максимально качественно решить поставленные заказчиком задачи.

«Более 35 000 автомобилей, 9 брендов (каждый 7-й легковой автомобиль) продается ежегодно в Украине с помощью решений компании OntargIT на базе Microsoft Dynamics AX»

— Владимир Свириденко, директор компании OntargIT

В октябре 2010 г. при поддержке специалистов партнера, компании OntargIT, была начата эксплуатация программного продукта и сотрудники отделов логистики, продаж и финансов компании «Тойота-Украина» начали работать в новой системе.

В декабре 2010 г. стартовал третий этап внедрения проекта по унификации и объединению процессов продажи автомобилей и запчастей на базе единой системы Microsoft Dynamics AX 2009. В феврале2011 г. проект был закончен и успешно введен в эксплуатацию.

«Microsoft Dynamics AX является оптимальным ERP решением для растущего бизнеса «Тойота-Украина», автоматизации процессов логистики и продажи автомобилей и запасных частей»

— Георгий Асадчий, генеральный менеджер департамента финансов и администрации компании «Тойота-Украина»

В 2012-2013 годах был реализован комплексный проект по автоматизации бизнес-процессов, связанных с управлением взаимоотношений с клиентами, на базе последней версии Microsoft Dynamics AX 2012R2. В результате этого сложного, прежде всего организационного, проекта, компания «Тойота-Украина» получила возможность в режиме реального времени измерять эффективность работы с клиентами во всей дилерской сети. Был сделан еще один шаг к уверенности в том, что каждый конечный покупатель компании, обращаясь в дилерскую сеть, получает сервис наивысшего качества.

Сегодня

В результате ряда выполненных проектов бизнес-процессы расчетов с поставщиками и покупателями товаров, внутренняя и внешняя логистика товаров, управление складом и резервированием, расчет себестоимости в нескольких валютах, взаиморасчеты с контрагентами, управление взаимоотношениями с дилерами и конечными клиентами и многие другие процессы в Компании поддерживаются с помощью системы Microsoft Dynamics AX.

Внедрение системы управления предприятием заложило основу для стабильной работы программного обеспечения компании в условиях обработки большого числа информационных потоков, а также создало потенциал для дальнейшего роста объемов продаж.

Кроме этого, ERP-система обеспечила комфортную одновременную работу значительного количества сотрудников, без угрозы возникновения перегрузки системы.

Ведущая мировая ERP-система предоставила специалистам компании «Тойота-Украина» гибкие инструменты для настройки среды обработки данных и формирования отчетности, а также оптимизировала документооборот.

Гибкость настройки системы в процессе реализации проекта привела заказчика к мысли расширить его рамки. В определенный момент консультанты разработали новую концепцию реализации одного из ключевых бизнес-процессов — логистики автомобилей. Это немного сместило сроки сдачи проекта, но позитивно повлияло на качество выполненных работ и на стабильность системы.

«Реализованное для ПИИ «Тойота-Украина» решение поддер­живает высокий уровень автоматизации и предусматривает расширение списка бизнес-процессов, для дальнейшего развития системы».

— Игорь Василенко, директор по консалтингу компании OntargIT

Завтра

Успешное партнерство компаний «Тойота-Украина» и OntargIT при реализации ряда проектов по построению комплексного решения на базе Microsoft Dynamics AX заложили мощный фундамент для дальнейшего сотрудничества и расширения использования возможностей системы.

 Оfficial case