Кожна компанія, наймаючи співробітників для вирішення бізнес-завдань, прагне отримати об’єднаний спільними цілями персонал, що здатний найкращим чином досягати успіху разом. Для цього розробляють корпоративні процеси, навчають співробітників, наймають спеціалістів у галузі управління персоналом та, звичайно, надають інструменти для спільної роботи.

Поряд з інструментами автоматизації роботи та обліку широко застосовуються системи, які дозволяють зробити комунікації більш продуктивними. До них належать традиційна електронна пошта, засоби проведення відео зустрічей та переговорів, різноманітні системи колективної роботи. При цьому одні додатки підпорядковуються корпоративному адмініструванню, інші – навпаки – повністю керовані зовнішніми, чужими спеціалістами.

Пандемія COVID-19 змусила компанії по всьому світу вносити зміни до стандартних процесів роботи співробітників, шукати способи ефективної віддаленої роботи, підтримувати комунікації та єдину роботу вимушено розрізнених працівників. І Microsoft Teams чудово впорався із цим завданням!

Кількість щоденних активних користувачів Microsoft Teams майже подвоїлася за 2021, збільшившись із 75 мільйонів користувачів до 145 мільйонів за станом на другий квартал 2021 року.

Джерело: Statista

Рятівник для віддаленої роботи

Microsoft Teams – це мультиплатформна програма колективної роботи, керована вашими адміністраторами, що поєднує в собі засоби колективної роботи, персональних та групових чатів, виділених каналів взаємодії робочих груп, відеоконференцій та багато іншого. Це бізнес-рішення дозволяє здійснювати ефективну роботу без прив’язки до фізичного робочого місця.

Основні можливості

Команди і канали

Ви можете створювати окремі канали спілкування команд, об’єднаних спільною метою, проектом чи завданням. Всередині каналів ваші співробітники будуть обмінюватися повідомленнями, публікувати оголошення, проводити обговорення, працювати над спільними документами, брати участь у відеоконференціях. Таких каналів ви створюєте стільки, скільки потрібно для зручної організації роботи працівників над спільними завданнями чи окремими проектами.

Чати

Паралельно із загальним обміном інформацією, користувачам доступні індивідуальні та групові чати. Це аналог знайомих комунікаторів, таких як Viber, Telegram, WhatsApp. Ви даєте можливість співробітникам спілкуватися та обмінюватися короткими повідомленнями, не перевантажуючи корпоративну пошту.

Відеоконференції та відео зустрічі

Необхідно зустрітися «віч-на-віч» для ефективного вирішення поставлених завдань. У сучасному світі зручній альтернативі персональним зустрічам на заміну прийшли віртуальні зустрічі. Teams надає можливість не лише здійснювати такі заходи у режимі відео зустрічі, а й проводити масові конференції. Взаємодія забезпечується як із співробітниками компанії, так і із зовнішніми користувачами. При цьому можна проводити демонстрації екранів комп’ютерів і навіть організувати спільну роботу учасників зустрічі на єдиному екрані. Це значно підвищує результативність спільної роботи.

Дзвінки та Телефонія

Іноді простіше обмінятись кількома словами голосом, ніж писати довгі тексти. Ви можете скористатися дзвінком прямо з чату. Під час дзвінка можна увімкнути камеру та отримати персональну відео зустріч.

Ще одна можливість – здійснення дзвінків на міські та мобільні мережі. Використовуючи існуючі конектори до «наземних» каналів зв’язку або підключаючи ваших місцевих постачальників телефонії, ви даєте можливість співробітникам користуватися корпоративним зв’язком із будь-якого місця, де є інтернет!

Спільна робота з документами

Найчастіше з одним документом потрібно працювати декільком співробітникам. Teams забезпечує такі можливості. Вам достатньо розмістити документ у відповідному місці, куди є доступ усіх необхідних співробітників, і кожен з них може працювати з документом. При цьому сама система відстежуватиме історію змін.

Корпоративний календар

Ми вже звикли, що календар у розташований усередині корпоративної пошти, наприклад Microsoft Outlook. Але в інструменті колективної роботи календар також потрібний. Де б ви не поставили собі завдання або запланували зустрічі – Outlook або Teams – вони будуть у календарі вашого корпоративного комунікатора.

Інтеграція з іншими програмами

На додаток до роботи з документами Microsoft Office, у системи існують конектори до більш ніж 250 програм. Тут є Trello, Evernote, Zoom, різні календарі та чат-боти. Ви додаєте потрібну програму до каналу і далі просто ділитеся документами цієї програми і працюєте з ними у знайомому інтерфейсі, не залишаючи Teams. Або заходьте на закладку програми, щоб використовувати його.

Наприклад, інтеграція з Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM система від Microsoft) дозволяє продавцеві поділитися записом потенційної угоди з командою підтримки продажів і дозволяє останнім не тільки переглядати інформацію, а й вносити зміни в записи CRM системи, не залишаючи свій Teams.

Використовуючи опитувальники Power Automate, вашим співробітникам автоматично надсилатимуться повідомлення про заповнення форми. Це важливо для того, щоб розуміти де знаходиться співробітник, скільки годин він може працювати і чи потрібна йому якась допомога саме в цей момент.

Робота будь-де

У будь-якому місці на Землі, де є інтернет, ви можете отримати доступ до оточення своєї робочої команди. Teams працює як додаток для комп’ютера, девайсу Android та iPhone, а також як веб-сторінка вашого корпоративного Office 365. Куди б вас не закинула доля – ви можете продовжити вашу роботу!

Безпека

Microsoft Teams є продуктом корпоративного класу. Адміністрація, права доступу, налаштування та керування – все під вашим контролем. Тільки ваші співробітники керують вашим комунікатором. Тільки ви визначаєте кому і що буде доступно, хто і як може використовувати функції системи.

На завершення хочеться відзначити не тільки універсальність корпоративного засобу спільної роботи – Microsoft Teams, але й зручність, яку надає співробітникам цей комунікатор. Беручи участь у зустрічі з ноутбуком, перемикаєшся на смартфон і навіть у дорозі не перериваєш зустріч. Співробітник може почати працювати з документом в офісі та завершити роботу вдома. Навіть за кордоном можна приймати дзвінки від клієнтів або партнерів, використовуючи корпоративні канали зв’язку та Інтернет.

З Microsoft Teams ви зможете забезпечити потреби у комунікаціях та спільній роботі ваших дружніх співробітників! А фахівці OntargIT допоможуть вам запровадити це сучасне бізнес-рішення!

Published On: April 15th, 2022 / Categories: Blog /

Слідкуйте за новинами OntargIT

    Ознайомитися з Політикою конфіденційності можна тут.