Розкрийте можливості більш інноваційного фінансового управління завдяки автоматизації в Microsoft Dynamics 365 Finance. Дізнайтеся, як її функції бюджетування покращують точність планування, посилюють контроль витрат та підвищують міжвідомчу координацію.

У рамках Dynamics 365 Finance бюджетування перетворюється зі статичного звіту на зв’язаний робочий процес. Платформа оптимізує кожен етап — від підготовки даних та погоджень до поточного контролю витрат — шляхом вбудовування автоматизації в рутинні фінансові завдання. Йдеться не лише про організацію всіх кроків в одній системі, а й про об’єднання всіх фінансових звітів у єдину екосистему, яка охоплює фінансове планування повністю, а не лише виключно бюджетування.

Ось чому Dynamics є наступним кроком для компаній, які переросли прості таблички Excel і потребують масштабування. Оскільки він може не лише автоматизувати рутинні завдання та зменшити ручну роботу, але й зберігати все в одному місці, де кожен член команди має доступ і можливість виконувати свою частину роботи. Таким чином, виділяються дві основні переваги: простота та об’єднаність.

Говорячи про бюджетування, його можна умовно поділити на три етапи.

Під час критично важливої фази прогнозування система автоматично генерує бюджетні плани, щоб чітко окреслити очікувані цикли доходів і витрат. Вона оптимізує початкову підготовку даних, збираючи інформацію з необхідних періодів, легко інтегруючись з такими інструментами, як Microsoft Excel і Word, і використовуючи раніше створені бюджети. Це мінімізує ручне заповнення документів і забезпечує послідовний розподіл коштів, заощаджуючи значну частину часу і усуваючи помилки.

Крім того, система прискорює процес, використовуючи ШІ для генерації проєктів бюджету й розробки базових сценаріїв, водночас підтримуючи планування за кількома сценаріями та інтегруючи розширені інструменти прогнозування для моделювання потенційних фінансових результатів і швидкого коригування відповідно до змінної ситуації.

Під час важливої фази погодження ви можете повністю налаштувати свій робочий процес відповідно до конкретних організаційних потреб, дозволяючи системі автоматично переміщувати бюджет за попередньо запланованими кроками, зберігаючи управління та контроль. Наприклад, система повідомить відповідальну особу про необхідність переглянути та підтвердити бюджет і автоматично оновить його статус відповідно до ваших налаштувань.

Цей структурований процес додатково оптимізується шляхом визначення спеціальної ієрархії планування бюджету для кожного процесу, яка може відрізнятися від стандартної організаційної структури, для забезпечення найбільш ефективного маршруту збору та розповсюдження даних. Важливо, що після погодження система гарантує, що бюджет не буде редагований, зберігаючи його цілісність.

Остаточний і важливий крок починається, коли бюджет затверджено, запобігаючи перевитратам до їх виникнення та відіграючи ключову роль у повсякденних операціях. Ця основна функція, яку часто називають жорстким контролем (hard control), передбачає автоматичну перевірку на відповідність бюджету безпосередньо перед кожною транзакцією. Або ж ви можете налаштувати категорії користувачів, яким дозволено перевитрачати (soft control). В будь-якому випадку менеджери можуть бути в курсі всього, відстежуючи витрати в реальному часі, порівнюючи фактичні витрати із затвердженим бюджетом.

Крім того, організації можуть створити фінансову дисципліну, адаптуючи функції до конкретних потреб, чітко визначаючи, що, коли та де перевіряти в бюджеті, і навіть вибираючи відстеження лише певних транзакцій для цілеспрямованого нагляду.

Організації можуть налаштовувати категорії бюджетів для відображення своєї операційної діяльності – від стратегічних планів до детальних бюджетів відділів. Можна використовувати кілька типів бюджетів і методів одночасно або зосередитися виключно на основних. Ця частина є настроюваною та адаптивною до ваших потреб. Крім того, не має значення, хто ініціює створення – один із відділів чи керівництво – система підтримує обидва варіанти: об’єднання локальних бюджетів у генеральний бюджет або розподіл генерального бюджету на менші відомчі.

Dynamics 365 підтримує ваш процес бюджетування на кожному етапі, тож встановлюйте вимірні цілі та створюйте необхідні бюджети. Контролюйте роботу та виконуйте фінальний аналіз в єдиній екосистемі.

Врешті-решт, бюджет слугує мапою доходів і витрат, розподілу ресурсів в організації. Його головна мета — надати керівництву контроль, необхідний для нагляду за грошовим потоком та запобігти перевищенню витрат над доходами. Знання точних фінансових даних підтримує краще прийняття рішень щодо операцій, витрат та інвестицій.

Це життєво необхідно для стратегічного планування та узгодження всіх фінансових дій із довгостроковими цілями компанії та її пріоритетами. Також допомагає забезпечити ефективне використання ресурсів для проєктів із найвищим потенційним ROI. Крім того, слугує еталоном для оцінки ефективності шляхом порівняння фактичних результатів із запланованими цілями.

Ефективне бюджетування також відіграє вирішальну роль в управлінні ризиками, допомагаючи виявити потенційні фінансові проблеми та підготуватися до коливань ринку. Добре структурований, задокументований бюджет підвищує довіру та привабливість для кредиторів та інвесторів, допомагаючи з фінансуванням.

Впровадження автоматизованої системи бюджетування пропонує ключові переваги для компанії, головним чином завдяки підвищенню ефективності та нагляду. Процес стає швидшим і менш трудомістким, що дозволяє пришвидшити цикли погодження завдяки чітко визначеним робочим процесам, які забезпечують відстежуваність кожного кроку та чітке призначення відповідального. Автоматизація також мінімізує людські помилки, підвищуючи точність фінансового планування. Після встановлення бюджету система забезпечує потужні функції контролю, як-от моніторинг витрат у реальному часі та проактивне встановлення лімітів, що зрештою сприяє більш ефективному прийняттю рішень керівництвом.

Справжня сила сучасного бюджетування полягає в його цифровій трансформації, де Dynamics 365 Finance відіграє важливу роль. Система автоматизує та об’єднує кожен етап процесу, перетворюючи бюджетування компанії з сезонної задачі на безперервний, стратегічний та добре контрольований процес, який гарантує ідеальне узгодження всіх фінансових дій з довгостроковими організаційними цілями та їх пріоритетність для максимального ROI.