5 запитань до партнера по впровадженню ERP-системи

Оцінюючи потенційних партнерів, важливо ставити як стандартні, так і питання, що спонукають до роздумів. Хоча більшість партнерів матимуть заготовлені відповіді на основні запити щодо вартості, досвіду та методів роботи над проектами, більш глибокі запитання можуть розкрити більше про їхню ділову практику та прихильність до успіху клієнта.

Справді хороший технічний партнер буде вітати складні запитання і залучатиме свою команду для надання вам повних і чесних відповідей. Вони також будуть готові поділитися тим, що відрізняє їх від інших потенційних партнерів.

Зміни можуть бути важкими

Для успішного ERP-проекту потрібно багато змін. Ваш партнер по впровадженню ERP повинен бути експертом в управлінні змінами і мати план з самого початку, щоб підготувати вашу команду.

Будьте готові до опору

Люди природно не люблять змін, а іноді вони можуть активно намагатися зруйнувати проект. Важливо розпочати відкриту комунікацію ще до початку проекту.

Почніть обговорювати зміни до того, як вони відбудуться, щоб кожен відчув себе частиною процесу. Попросіть людей, які виконують поточну роботу, запропонувати ідеї щодо покращення поточних процесів.

Використовуйте поетапний підхід

Поговоріть зі своїм партнером про те, щоб розбити проект на менші частини, щоб зменшити збої і допомогти працівникам поступово звикнути до нової системи. Разом з партнером ви зможете визначити свої пріоритети і вирішити найбільш критичні проблеми в першу чергу.

Навчання має вирішальне значення

Хороший план навчання пропонує допомогу до, під час і після ERP-проекту. План повинен враховувати різні способи навчання, щоб жоден працівник не залишився осторонь. Навчання на вимогу дозволяє мотивованим людям вчитися стільки, скільки вони хочуть, але деякі працівники потребують більшої підтримки.

Перед початком ERP-проекту ваша компанія повинна знати, якого результату очікувати. Від самого початку ваш партнер з впровадження ERP повинен зосередитися на тому, як система допоможе вам досягти цих цілей.

Відстежуйте трансформацію

ERP-проект повинен змінити вашу компанію на краще, полегшивши вам досягнення поставлених цілей. Незалежно від того, чи це розширення на нові території, додавання продуктових лінійок або підвищення продуктивності, ваші цілі повинні бути чіткими і відстежуваними.

Чітко визначте показники успіху

Для кожної цілі проекту ваш партнер з впровадження ERP повинен надати ключові показники ефективності (KPI), які дозволять вам відстежувати прогрес. KPI слід відстежувати протягом усього проекту ERP і, що ще важливіше, надавати постійний зворотний зв’язок про прогрес компанії.

Цілі кожної функції можуть допомогти з підзвітністю та прогресом.

Ось кілька прикладів цілей і пов’язаних з ними показників:

У вашій галузі можуть бути специфічні KPI, пов’язані з вашою галуззю, які вам потрібно відстежувати. Ваш партнер повинен знати їх і допомогти вам у виборі важливих показників для моніторингу.

Успіх проекту визначається людьми, які виконують роботу, а не тими, хто продає послуги. Команда партнера з впровадження ERP може включати керівника проекту, архітектора рішення, менеджера по роботі з клієнтами та консультантів. Запитайте свого потенційного партнера, чи буде він підбирати людей на основі досвіду, пов’язаного з потребами вашого бізнесу. Ваш партнер повинен бути готовий поділитися короткими резюме членів вашої проектної команди.

Фахівці з soft навичками

Хоча професійні навички є важливими для успіху вашого ERP-проекту, не менш важливими є навички роботи в команді та міжособистісні навички. Кожен член команди повинен привнести в проект свій досвід і навички роботи з людьми. Вони повинні розуміти основні бізнес-функції, включаючи фінансові, торгові та операційні робочі процеси.

Принаймні кілька членів команди повинні добре знати вашу галузь. Вони повинні розуміти галузеві вимоги та надавати рекомендації щодо найкращих практик. Залежно від потреб вашого проекту, ваша команда повинна включати (або мати доступ до) спеціальних експертів.

Незалежно від того, чи йдеться про технології, розробку або аналіз даних, поцікавтеся, чи будуть фахівці, яких потребує ваш проект, доступні, коли це буде потрібно. Навчання та ноу-хау щодо змін також важливі. Команда проєкту повинна прагнути зробити так, щоб ваші працівники почувалися комфортно і не залежали від нової системи. Вони повинні добре управляти організаційними змінами, щоб допомогти користувачам адаптуватися і прийняти проект.

Стандартна функціональність ERP-системи призначена для підтримки типових бізнес-процесів. Але досить часто компанії мають унікальні процеси та потреби, які не є “стандартними”. Часто існують рішення ISV (незалежних постачальників програмного забезпечення), які заповнюють прогалини або пропонують специфічні для галузі функції, але іноді вам потрібен кастомний код. Ваш партнер повинен бути готовий обговорити потенційні кастомізації і те, як ви будете працювати разом, щоб знайти найкраще рішення.

Галузеві ноу-хау

Галузеві ноу-хау вашого партнера можуть суттєво вплинути на успіх вашого проекту. Якщо ваш партнер має великий досвід роботи у вашій галузі, він знає сильні та слабкі сторони ERP-системи для вашого бізнесу. Вони знають, які рішення ISV можуть заповнити прогалини, і розуміють, які кастомізації можуть знадобитися.

Визначте найкращий шлях вперед

На етапі аналізу вимог до вашого проекту ваша проектна команда визначить будь-які запропоновані або необхідні налаштування. Ваш партнер повинен мати план того, як ви будете оцінювати варіанти і вибирати правильний шлях вперед. Стандартна функціональність ERP-системи призначена для підтримки загальних бізнес-процесів. Але досить часто компанії мають унікальні процеси та потреби, які не є “стандартними”. Часто існують ISV-рішення (незалежні постачальники програмного забезпечення), які заповнюють прогалини або пропонують специфічні для галузі функції, але іноді вам потрібен кастомний код. Ваш партнер з впровадження ERP повинен бути готовий обговорити потенційні кастомізації і те, як ви будете працювати разом, щоб знайти найкраще рішення.

Є багато причин, чому проект може перевищити свій бюджет. Іноді проект розширюється і охоплює більше, ніж було запропоновано спочатку (розширення обсягу). Можуть бути проекти, де виникають несподівані проблеми, наприклад, несподівані бізнес-процеси або вимоги до інтеграції, які можна вирішити лише шляхом кастомізації. Або ж пропозиція може недооцінювати потреби користувачів у навчанні та управлінні змінами. Ваш партнер повинен розповісти вам, як часто його проекти перевищують бюджет і що він робить, коли це трапляється.

Чіткий процес і план проекту

Ваш партнер повинен мати детальний процес реалізації, який описує, як буде здійснюватися управління проектом. Часто ваш партнер не зможе надати остаточний бюджет проекту, поки не завершиться етап аналізу вимог. Після того, як бюджет визначено, графік і план проєкту повинні визначати, що ваша команда повинна зробити, щоб завершити проєкт вчасно.

Проактивне управління проектом

Основне завдання менеджера проекту від партнера полягає в тому, щоб тримати всіх в курсі подій, включаючи вашу команду. Керівник проекту повинен працювати на випередження, щоб переконатися, що ви розумієте, які ресурси необхідні для вчасного завершення кожного етапу проекту. Він повинен часто і активно спілкуватися з вашою проектною командою, регулярно надаючи оновлення щодо прогресу проекту та будь-яких потенційних проблем на шляху до вчасного завершення проекту в рамках бюджету.

Замовлення на зміну

Під час проєкту можуть виникнути ситуації, коли потрібно буде видати наказ про зміну. Це задокументоване, чітке доповнення до початкового плану. Ваш партнер повинен бути готовий пояснити, як буде відбуватися цей процес, якщо виникне така необхідність.

Технології постійно змінюються, а ваш бізнес виріс і розвинувся з того часу, як ви вперше впровадили свою поточну систему. Використання застарілої системи може стримувати вас у способах, які ви ще не усвідомлюєте, коштуючи вам часу, грошей і можливостей.