Існує два типи завдань, які ми вирішуємо на роботі. Перший – це важлива робота, яку ми робимо щодня, щоб бізнес працював – реєструємо рахунки-фактури, розраховуємо транзакції, звітуємо про податки тощо. Оскільки ми робимо це часто, ми є фахівцями в цьому, і ми справляємося з цим без жодних проблем. Але є й інша робота, яка є не менш важливою, і потребує не меншої ретельності, ніж будь-яка інша. Процес закриття року стає актуальним лише раз на рік, коли співробітники майже не мають можливості виділити час і ознайомитися з процедурою закриття в системі бухгалтерського обліку. Саме тому дуже важливо знати про можливості інструменту та розуміти процес в цілому до того, як це стане нагальною потребою. Отже, давайте заглибимося і дізнаємось про процес закриття року в D365FO.
По-перше, закриття року не є відповідальністю одного працівника. Насправді в цьому процесі задіяні всі – від працівника складу до фінансового директора. Щоб закрити рік, ми повинні переконатися, що вся робота була виконана і всі пов’язані з нею документи зареєстровані. Ось чому важливо мати контрольний список усіх необхідних завдань, які потрібно виконати. І саме з цього ми починаємо.
FO пропонує конфігуровану робочу область, яка буде містити список призначених завдань:
Як просунутий користувач ви можете бачити всі завдання, призначені всім відповідальним співробітникам у всіх компаніях і напрямках. Таке зручне представлення спрощує процедуру контролю та комунікації. Немає необхідності збирати інформацію про процедуру закриття з різних відділів – вся необхідна інформація доступна в робочій області закриття фінансового періоду.
За бажанням можна відредагувати завдання – призначити іншому співробітнику, змінити дату завершення тощо. Легко відстежувати статус закриття по компанії, особі або ділянці:
Також є можливість налаштувати залежність завдань. Наприклад, неможливо виконати завдання “Нарахувати виручку”, якщо не проведені табелі обліку робочого часу. Ви можете налаштувати ланцюжок залежностей, щоб організувати правильний хід процесу.
Як тільки всі завдання з робочої області закриття фінансового періоду будуть виконані, необхідно запустити процедуру закриття року. Вона може бути додана до робочої області із залежністю після завершення всіх інших завдань:
Процедура закриття року переносить залишки на наступний рік і відображає нерозподілений прибуток, а тому є обов’язковою. Ви можете реєструвати документи і проводити операції в новому році до завершення процедури закриття року за умови, що період відкритий, але оскільки залишки на початок року не переносяться, кінцеве сальдо буде некоректним.
Можна переглянути історію закриття, скасувати і повторити процедуру.
Описана процедура є стандартною процедурою закриття фінансової звітності на кінець року, яка з часом вдосконалюється.
Серед таких удосконалень є функція “Обізнаність між проведенням розрахунків у Головній книзі та закриттям року”, яка дозволяє вам мати детальні залишки на початок року після проведення закриття року. Без цієї функції залишки переносяться на основі рахунків або комбінації рахунків та фінансових вимірів і представляють собою загальну суму для даної комбінації.
Якщо цю функцію увімкнено, у розділі основного рахунку на вкладці Розрахунки в параметрах Головної книги буде додано нову колонку “Зберігати деталізацію під час закриття на кінець року”.
Якщо параметр встановлено на Так, то залишки будуть представлені в деталях окремо для кожної невиконаної операції в книзі:
Отже, увімкнення цієї функції означає, що розрахунки за транзакціями можна проводити лише в межах одного фінансового року. Це пов’язано з тим, що тепер ви можете проводити розрахунки за допомогою транзакції з початковим балансом. Якщо ви спробуєте провести розрахунки за різні роки, D365FO видасть повідомлення про помилку.
Крім того, можна увімкнути автоматичний процес проведення розрахунків за допомогою управління функціями:
Ця функція пов’язана з функцією “Обізнаність між закриттям книги та закриттям року” і тому повинна бути активована після неї. Після увімкнення необхідно створити правило для автоматизації процесу та налаштувати критерії зіставлення:
Ще одним важливим аспектом оптимізації закриття року є продуктивність.
Закриття року завжди виконується в пакетному режимі і вимагає значних системних ресурсів. Тому варто подумати про те, як можна мінімізувати вплив процедури закриття на продуктивність системи.
Одна з порад – підтримувати стільки наборів фінансових вимірів, скільки використовує компанія. Оскільки закриття року генерує початкові залишки в розрізі наборів фінансових вимірів, то чим більше наборів, тим більше часу знадобиться для виконання процедури.
Ще одна рекомендація – розумне використання конфігурації “Фінансові виміри прибутків і збитків” під час закриття року. У деяких клієнтів виникають непорозуміння щодо способу її використання. Тому давайте обговоримо, для чого призначені ці опції. На екрані нижче показано три фінансові виміри з різними конфігураціями:
Тому ми радимо вам встановити якомога більше фінансових параметрів на “Закрити один”.
Ще одна підказка – встановити наступний параметр на “Ні”. Коли він встановлений на “Так”, система створює не тільки відкриваючі транзакції в новому році, але й закриваючі транзакції в попередньому році. Очевидно, що це вимагає більше часу. Тому, якщо закриття транзакцій не є обов’язковим, краще встановити значення Ні.
Нарешті, рекомендуємо увімкнути нещодавно запроваджену функцію “Оптимізувати закриття на кінець року”. Вона використовує технологію мікросервісу і дає наступні переваги:
На малюнку нижче показано порівняння між поточним та новим підходом до процедури. Основною метою є підвищення продуктивності та мінімізація впливу на базу даних SQL під час закриття звітності в кінці року.
Процес закриття року – одне з найважливіших завдань, яке необхідно виконати в будь-якому бізнесі. Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations пропонує гнучкий інструмент, який дозволяє налаштувати процес закриття року відповідно до ваших потреб, полегшуючи при цьому роботу користувачів і не створюючи додаткового навантаження на систему.
