З початком повномасштабної війни в Україні ПДМШ зіткнувся з необхідністю впровадження комплексної та ефективної системи управління ресурсами для підтримки зростаючої необхідності у посиленні медичної допомог. Однією з ключових проблем було управління медикаментами, обладнанням та тактичними ресурсами, що використовувалися в бойових умовах. Відсутність централізованої системи обліку спричиняла труднощі в контролі поставок, термінів придатності медикаментів і забезпеченні необхідними ресурсами на передовій.

Компанія OntargIT розробила та впровадила комплексну ERP-систему на базі Microsoft Dynamics 365 для ПДМШ, яка вирішила ключові проблеми обліку та управління ресурсами:

Автоматизація складських операцій: Одним із головних досягнень впровадження стало адаптування системи для роботи на складі. Тепер комірник використовує планшет та переносний сканер штрих-кодів, що дозволяє проводити інвентаризацію, скануючи як унікальні штрих-коди від виробника, так і власні етикетки чи серійні номери. Це спрощує облік медикаментів та медичного обладнання, дозволяючи швидко та точно формувати списки товарів і передавати їх на комплектування.

Управління ресурсами в реальному часі: Система підтримує детальний облік і контроль за кожною одиницею ресурсу відповідно до ротації, машини або конкретного медичного екіпажу, які їх використовують. Наприклад, кожна партія медикаментів або обладнання може бути прив’язана до конкретного автомобіля чи медичної групи, що дозволяє швидко перевіряти наявність і місцезнаходження необхідних ресурсів. Це суттєво спрощує процеси ротації команд і переміщення обладнання між машинами або складами.

Облік і переміщення між машинами: ERP-система дозволяє вести точний облік обладнання та медикаментів при переміщенні між машинами. Коли відбувається перекидання ресурсів з одного автомобіля на інший, система автоматично фіксує серійні номери, штрих-коди або інші ідентифікаційні дані, що дозволяє відстежувати ресурс на всіх етапах його переміщення. Це значно знижує ризик втрат та помилок під час переміщення ресурсів між складами або машинами.

Облік медичних запасів: ERP-система дозволяє відстежувати партії медикаментів, контролювати терміни придатності та умови зберігання. Завдяки скануванню штрих-кодів система автоматично додає препарати до облікових кошиків, що дозволяє ефективніше проводити інвентаризацію.

Управління медичним обладнанням: Для кожного медичного приладу ведеться облік серійних номерів та компонентів, що дає змогу швидко визначати стан обладнання та його місцезнаходження. Завдяки цьому можливо оперативно перевірити наявність обладнання на певній машині або у складі медичної команди.

Контроль за тактичними ресурсами: Кожен елемент тактичного спорядження, від бронежилетів до одягу, обліковується за розмірами, станом (новий чи б/у) та рівнем захисту. Це дозволяє оперативно забезпечувати військових та медичний персонал необхідними ресурсами.

Інтеграція з благодійними ініціативами: Система інтегрована з проектами волонтерів, що дозволяє ПДМШ краще координувати отримання гуманітарної допомоги та прозоро відстежувати її використання.

Команда OntargIT адаптувала ERP-систему до специфіки роботи ПДМШ, забезпечивши безперервний облік медикаментів, обладнання та тактичних ресурсів. Використання переносних пристроїв, таких як планшети, сканери штрих-кодів і принтери термоетикеток, дозволило автоматизувати складські операції. Крім того, можливість фіксувати переміщення ресурсів за машинами, командами або ротаціями дозволяє ефективно контролювати рух ресурсів в реальному часі, як на складі, так і на передовій.