Каждая компания, нанимая сотрудников для решения бизнес-задач, стремится получить объединенный общими целями персонал, способным наилучшим образом добиваться успеха. Для этого разрабатывают корпоративные процессы, обучают сотрудников, нанимают специалистов в области управления персоналом и, конечно, предоставляют инструменты для совместной работы.
Наряду с инструментами автоматизации работы и учета, широко применяются системы, которые позволяют сделать коммуникации более продуктивными. К ним можно отнести и традиционную электронную почту, средства проведения видео встреч и переговоров, разнообразные системы коллективной работы. При этом одни продукты подчиняются корпоративному администрированию, другие – напротив — полностью управляемы внешними, чужими специалистами.
Пандемия COVID-19 заставила компании по всему миру вносить изменения в стандартные процессы работы сотрудников, искать способы эффективной удаленной работы, поддерживать коммуникации и единую работу вынужденно разрозненных сотрудников. И Microsoft Teams прекрасно справился с этой задачей.
Количество ежедневных активных пользователей Microsoft Teams почти удвоилось за 2021, увеличившись с 75 миллионов с апреля 2020 года до 145 миллионов по состоянию на второй квартал 2021 года.
Источник: Statista
Помощник для удаленной работы
Microsoft Teams – это мультиплатформенное приложение коллективной работы, управляемое вашими администраторами, что объединяет в себе средства коллективной работы, персональных и групповых чатов, выделенных каналов взаимодействия рабочих групп, видеоконференций и многого другого. Это бизнес-решение позволяет осуществлять эффективную работу без привязки к физическому рабочему месту.
Основные возможности
Команды и каналы
Вы можете создавать отдельные каналы общения команд, объединенных общей целью, проектом или задачей. Внутри каналов ваши сотрудники будут обмениваться сообщениями, публиковать объявления, проводить обсуждения, работать над общими документами, участвовать в видеоконференциях. Таких каналов вы создаете столько, сколько необходимо для удобной организации работы сотрудников над общими задачами или отдельными проектами.
Чаты
Параллельно с общим обменом информацией, пользователям доступны индивидуальные и групповые чаты. Это аналог знакомых коммуникаторов, таких как Viber, Telegram, WhatsApp. Вы даете возможность сотрудникам общаться и обмениваться короткими сообщениями, не перегружая корпоративную почту.
Видеоконференции и видео встречи
Зачастую, необходимо встретится «лицом к лицу» для эффективного решения поставленных задач. В современном мире удобной альтернативе персональным встречам на замену пришли виртуальные встречи. Teams предоставляет возможность не только осуществлять такие мероприятия в режиме видео встречи, но и проводить массовые конференции. Взаимодействие обеспечивается как с сотрудниками компании, так и с внешними пользователями. При этом можно проводить демонстрации экранов своих компьютеров и даже организовать общую работу участников встречи на едином экране. Это существенно повышает результативность совместной работы.
Звонки и Телефония
Иногда проще обменяться несколькими словами голосом, чем писать длинные тексты. И вы можете воспользоваться звонком прямо из чата. В ходе звонка можно включить камеру и получить персональную видео встречу.
Еще одна возможность – осуществление звонков на городские и мобильные сети. Используя существующие коннекторы к «наземным» каналам связи или подключая ваших местных поставщиков телефонии, вы даете возможность сотрудникам пользоваться корпоративной связью из любой точки земного шара, где есть интернет!
Совместная работа с документами
Зачастую, с одним документом нужно работать нескольким сотрудникам. Teams обеспечивает такие возможности. Вам достаточно разместить документ в соответствующем месте, куда есть доступ всех необходимых сотрудников и каждый из них может работать с документом. При этом сама система будет отслеживать историю изменений.
Корпоративный календарь
Мы уже привыкли, что календарь у нас расположен внутри корпоративной почты, например Microsoft Outlook. Но в инструменте коллективной работы календарь также необходим. Где бы вы ни поставили себе задачи или запланировали встречи – в Outlook или Teams – они будут в календаре вашего корпоративного коммуникатора.
Интеграция приложений
В дополнение к работе с документами Microsoft Office, у системы существуют коннекторы к более чем 250 приложениям. Здесь есть Trello, Evernote, Zoom, разные календари и чат-боты, … Вы добавляете нужное приложение к каналу и далее просто делитесь документами этого приложения и работаете с ними в знакомом интерфейсе, не покидая Teams. Или заходите на закладку приложения чтобы использовать его.
Например, интеграция с Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM система от Microsoft) позволяет продавцу поделиться записью потенциальной сделки с командой поддержки продаж и позволяет последним как просматривать информацию, так и вносить изменения в записи CRM системы, не покидая свой Teams.
Используя опросники Power Automate, вашим сотрудникам автоматически будут приходить уведомления о заполнении формы. Это важно для того, чтобы понимать где находиться сотрудник, сколько часов он может работать и нужна ли ему какая то помощь именно в этот момент.
Работа где угодно
В любой точке земного шара, где есть интернет, вы можете получить доступ к окружению своей рабочей команды. Teams работает как приложение для компьютера, девайса Android и iPhone, а также как WEB-страничка вашего корпоративного Office 365. Куда бы вас ни забросила судьба – вы сможете продолжить вашу работу!
Безопасность
Microsoft Teams является продуктом корпоративного класса. Администрирование, права доступа, настройка и управление – все под вашим контролем. Только ваши сотрудники управляют вашим коммуникатором. Только вы определяете кому и что будет доступно, кто и как сможет использовать определяемые вами функции системы.
В завершении хочется отметить не только универсальность корпоративного средства совместной работы – Microsoft Teams, но и удобство, которое дает сотрудникам этот коммуникатор. Участвуя во встречи с ноутбука, переключаешься на смартфон и даже в дороге не прерываешь встречу. Сотрудник может начать работать с документом в офисе и завершить работу дома. Даже за границей можно принимать звонки от клиентов или партнеров, используя корпоративные каналы связи и интернет.
С Microsoft Teams вы сможете обеспечить потребности в коммуникациях и совместной работе ваших дружных сотрудников! А специалисты OntargIT помогут вам внедрить это современное бизнес-решение!