Впровадження Microsoft Dynamics AX2012 R3 для “Нової пошти”
В компанії «Нова Пошта» – найбільшому логістичному операторі України, успішно завершено впровадження ERP-системи Microsoft Dynamics AX2012 R3. Впровадження фінансового блоку, включаючи український податковий і бухгалтерський облік, в даному проекті, виконала компанія OntargIT – Microsoft Solutions Partner з бізнес-програм. Сьогодні в Dynamics AX працює понад 600 співробітників «Нової пошти», що знаходяться в Києві і Полтаві.
Сьогодні Нова Пошта – безперечно сама технологічна, інноваційна і клієнтоорієнтована логістична компанія України, яка веде свій бізнес в повній відповідності зі світовими практиками.
Все процеси компанії прозорі, і відповідають міжнародним і локальним стандартам обліку. Вибір системи для автоматизації діяльності, команда Нової Пошти здійснила ще в 2015 році. На той момент, на ринку не було спеціалізованих рішень, для компаній, що надають логістично-поштові послуги. Розглянувши всі представлені системи, керівництвом Нової Пошти було прийнято рішення, про впровадження ERP-платформи Microsoft Dynamics AX 2012 R3, як найбільш інноваційної та технологічної, максимально відповідної швидко зростаючому бізнесу Нової Пошти
Початкова ситуація у компанії “Нова Пошта”
Команда OntargIT включилася в проект у вересні 2017 року, коли перед Новою Поштою постало питання про необхідність ведення в системі фінансових операцій, включаючи локальний бухгалтерський і податковий облік. Саме тоді, за ініціативою команди Нової Пошти, було прийнято рішення про зміну конфігурації системи. Проект був припинений, реструктуризований, і в результаті тендеру – розширено новим учасником, що відповідає за впровадження фінансового блоку процесів – компанією ОntargIT – Microsoft Solutions Partner з бізнес-програм, яка володіє відповідною експертизою, і має статус офіційного розробника і постачальника української локалізації для Microsoft Dynamics AX.
Проект впровадження фінансового блоку, з інтеграцією в процеси логістики, тривав 10 місяців. За цей час команда OntargIT повністю автоматизувала фінансовий облік компанії Нова Пошта, а це – майже два десятка процесів: головна книга, управління взаєморозрахунками (постачальники, клієнти, партнери), розрахунки з підзвітними особами, блок матеріальних і нематеріальних активів, облік палива і транспортних послуг , бухгалтерський і податковий облік, управління платежами (імпорт-експорт), управління заявками на оплату. В рамках проекту були вирішені управлінські завдання з розподілу непрямих витрат згідно з вимогами / завданням фінансового управління.
Здійснено інтеграцію з:
Результати, які отримала Нова Пошта
За підсумками всі фінансові процеси були зістиковано з процесами, які проходили в операційних контурах логістики, протестовані, перенесені дані, і здійснена інтеграція, для коректного відображення в фінансовому блоці даних з логістичних процесів.
Так, як компанія дуже швидко росте і розвивається, а її бізнес-процеси постійно видозмінюються і оптимізуються, командою Нової Пошти було прийнято рішення про запуск системи в кілька етапів. Модуль транспортної логістики був введений в експлуатацію в січні 2018 року. Функціональні блоки закупівель: внутрішні поставки, закупівлі, розподіл матеріалів по внутрішній мережі і блок, який стосувався відображення доходів, як найтісніше пов’язані з фінансами, були запущені одночасно з модулем фінансів 1 липня 2018 року. Запуск модуля Управління заявками на оплату і вихідних платежів (казначейство), в зв’язку з його складністю, і необхідністю коригування початкових довідкових даних, які довелося допрацьовувати і затверджувати спільними зусиллями проектних команд Нової Пошти та ОntargIT, був виконаний дещо пізніше.
З листопада 2018 року всі ключові процеси компанії налаштовані і працюють в новій ERP. Також в системі формується і ведеться звітність по MCФО, бухгалтерська і податкова звітність, яка базується на локалізації, розробленої компанією OntargIT і повністю адаптованої під потреби Нової пошти та українські стандарти обліку.
Сьогодні в системі формується точна оперативна інформація для фінансового контролю, формуються документи і аналітична звітність, налаштований наскрізний контроль і чіткий аудиторський слід для контролю. Всі ключові учасники процесів виконують свої функції в системі без подвійного введення інформації, втрати термінів, ресурсів і т.п.
В рамках процесу впровадження, консультантами OntargIT, було проведено комплексне навчання фахівців робочої групи і ключових користувачів. Сьогодні в Новій Пошті сформована внутрішня команда впровадження та підтримки рішення, до якої входить понад 20 осіб (бізнес-аналітики, розробники, фахівці з надання послуг підтримки, тестувальники), яка в повному обсязі закриває більшість питань, пов’язаних з підтримкою і подальшим розвитком системи. Нова Пошта швидко розвивається, і внутрішня команда буде продовжувати розвивати систему власними силами, зберігши ключову експертизу, накопичену в рамках проекту.
В кінці 2018 року завершилася активна фаза підтримки, яку надавала компанія ОntargIT. Сьогодні завершується другий етап підтримки – фаза стабілізації, яка виконується силами фахівців внутрішньої команди. На даний момент OntargIT надає Нової поштою послуги підтримки в режимі 3-й лінії підтримки і виконує точкові доопрацювання за запитами, які виникають завдяки постійно змінюваних в компанії процесам.
Реалізація складного і масштабного проекту відбулася завдяки злагодженій роботі всіх учасників команди. Сьогодні в Dynamics AX працюють понад 600 співробітників Нової Пошти, які знаходяться на майданчиках: в Києві і Полтаві.
“З метою підвищення прозорості діяльності та поліпшення керованості компанії, Нова Пошта прийняла рішення провести комплексну автоматизацію бізнес-процесів. Сьогодні ми можемо з упевненістю сказати, що маємо чіткої картиною про роботу компанії, повністю контролюємо фінансові потоки, маємо можливість оперативно отримувати дані і виконувати загальний аналіз отриманої інформації з різних зрізах “, – зазначив Фінансовий директор Нової Пошти – Петро Фоков
Проект впровадження фінансового блоку в корпоративному рішенні, розробленому на базі Microsoft Dynamics AX 2012 R3, став важливим етапом для створення єдиної інформаційної системи управління бізнесом компанії Нова пошта. Фактично, команда OntargIT не тільки розробила фінансовий модуль, а й об’єднала фінансовий і логістичний контури системи, результатом якого стало дійсно єдине, інтегроване комплексне рішення, яке сьогодні використовується для управління діяльністю Нової Пошти.
