Сегодня организации используют такие поля, как номер документа, описание или финансовые измерения, для отслеживания данных из вспомогательных книг, таких как дебиторская и кредиторская задолженность, книга запасов и т. д. В Главной книге. Типы данных, которые часто отслеживаются, включают номера заказов на продажу или закупку, имена поставщиков или клиентов, платежные реквизиты, номера счетов-фактур или справочные номера внешних транзакций, которые импортируются в Microsoft Dynamics 365 Finance. Функция финансовых тегов устраняет необходимость использовать номера документов, описания или финансовые измерения, позволяя организациям создавать и вводить до 20 полей, определенных пользователем, в транзакциях. Эти поля затем сохраняются в бухгалтерских проводках, которые создаются для транзакций.

В чем разница между финансовыми измерениями и финансовыми тегами?

Начнем с того, что финансовые теги не являются частью структуры вашего счета, поэтому значения тегов не проверяются при проведении транзакций. С другой стороны, обязательные финансовые реквизиты определяются структурой счета, которую вы настроили, и соответственно требуются при проведении проводок.

Кроме того, в текущей версии теги по умолчанию не могут быть введены из основных данных, например, из записи о клиенте или поставщике, тогда как значения измерений по умолчанию вводятся из основных данных, таких как клиенты, поставщики, продукты или проекты. Также стандартный Пробный баланс и некоторые другие отчеты в Finance & Operations не предназначены для отображения данных в контексте тегов.

Итак, какие преимущества это дает?

Во-первых, если вы используете одноразовые значения, такие как номера документов или справочные номера, в финансовых измерениях, ваш план счетов взорвется из-за уникальности многих счетов бухгалтерского учета. Более того, вам придется вручную создавать новые значения в финансовых измерениях каждый раз, когда они будут появляться. В то время как теги были разработаны для значений, которые не подлежат повторному использованию. Вы можете легко ввести их при создании новой транзакции и избежать каких-либо дополнительных сложностей.

Во-вторых, финансовые теги можно добавлять, удалять или редактировать в опубликованных транзакциях. Аудиторский след сохраняется для всех правок, которые вносятся в значения тегов после публикации. С финансовыми измерениями такие действия делать нельзя.

Улучшайте эффективность ваших проектов с помощью партнерских услуг OntargIT

Мы не являемся компанией по подбору персонала, однократно нанимающей и перепродающей ресурсы для каждого проекта. Мы — сервисно-ориентированый партнер, который фокусируется на долгосрочном сотрудничестве и удовлетворении конечного клиента.

Picture 1. Comparison of financial dimensions and financial tags

Рисунок 1. Сравнение финансовых измерений и финансовых тегов

Метки предназначены для того, чтобы помочь вашей организации отслеживать данные, которые могут быть использованы для внутренней отчетности. Теги могут помочь вам в таких бизнес-кейсах:

Ваша компания хочет отслеживать все транзакции для определенной единицы в течение всего срока службы актива
отслеживать начисленные расходы по поставщикам в Главной книге, вместо того, чтобы вести Excel-файлы вне системы для отслеживания Vendor ID расходов.

Кроме того, вы можете использовать теги, если какие-либо необходимые данные появляются после проведения транзакций.

В последней версии Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations финансовые теги доступны в ограниченном списке журналов, таких как журналы платежей клиентов и поставщиков, журнал основных средств и общий журнал. В будущих выпусках финансовые метки будут доступны во все большем количестве документов, таких как заказы на куплю-продажу, счета-фактуры, производственные заказы и т.д.

Чтобы использовать функционал финансовых тегов в Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, их нужно сначала настроить.

Чтобы создать новый финансовый тег, вам нужно указать финансовый тег и тип значения. Это может быть любое из двух значений:

Текстовый — пользователи могут просто ввести значение, введя его в запись;
Список — вы можете использовать существующие в системе источники данных для тегов. Например, сотрудники, заказы на закупки, основные средства, проекты и т. Д;
Пользовательский список: Вы можете определить значения тегов. Важно добавить, что если вы используете список или пользовательский список в качестве типа значения, пользователь все равно может ввести значение вручную.

Picture 2. Financial tags value types

Рисунок 2. Типы значений

Рисунок 3. Пример пользовательского списка

В нашем примере представим, что вы создаете метки для дистрибьюторской компании, которая продает автомобили как через физические магазины, так и через электронную коммерцию. Менеджеры также хотят отслеживать каждую проданную машину и кто ее продал. Настройка может быть следующей:

VIN-код с типом значения — текст

Продавец с типом значения — Список и ссылка на список работников

Тип розничного канала с типом значения Пользовательский список и следующие добавленные значения — Розничный магазин, Интернет-магазин, Колл-центр, Интернет-маркетплейс.

Изображение 5. Финансовые теги для журнала платежей

Dynamics 365 Finance

Увеличивайте скорость ведения бизнеса. Полноценные инструменты ERP в Dynamics 365 for Finance.

Dynamics 365 Supply Chain Management

Быстро реагируйте на проблемы с помощью гибкой цепочки поставок.

В строках в отдельном поле с названием Финансовые теги вы можете просматривать и изменять значения тегов для счетов и счетов взаимозачета. После того, как вы введете всю необходимую информацию, вы можете опубликовать журнал.

Picture 5. Financial tags for payment journal

Зображення 5. Фінансові теги для журналу платежів

У рядках в окремому полі з назвою Фінансові теги ви можете переглядати і змінювати значення тегів для рахунків і рахунків взаємозаліку. Після того, як ви введете всю необхідну інформацію, ви можете опублікувати журнал.

Picture 6. Financial tags on the journal lines

Изображение 6. Финансовые теги на строках журнала

После того, как вы опубликовали этот журнал, у вас появятся следующие транзакции. В форме Ваучер вы можете увидеть транзакции, которые были опубликованы. Наши финансовые метки хранятся в отдельных столбцах, чтобы данные можно было легко сохранять и анализировать при необходимости.

Picture 7. Financial tags on posted transactions

Изображение 7. Финансовые теги на опубликованных транзакциях

Если вам нужно изменить теги, вы можете воспользоваться кнопкой Редактировать ваучер в форме Ваучер и легко ввести новые корректные значения.

Picture 8. Edit voucher

Фото 8. Редактирование ваучера

Вы также можете указать причину изменений, чтобы отследить, что повлекло за собой изменения в тегах.

В нашем примере представим, что в данных розничного магазина была допущена ошибка, и при первичных проводках был указан неправильный продавец. Мы изменили продавца и в поле «Причина редактирования» указали, что именно ошибка в данных привела к этим изменениям.

Picture 9. Financial tags edited

Фото 9. Редактирование финансовых тегов

Из формы ваучера вы также можете просмотреть аудиторский журнал и увидеть все изменения, которые были сделаны с указанием даты и пользователя, который внес эти изменения.

Picture 10. Review financial tags changes

Изображение 10. Обзор изменений в финансовых тегах

В заключение, функция финансовых тегов имеет потенциал стать полезным инструментом для финансового менеджмента. Правильная комбинация финансовых измерений и финансовых тегов может облегчить вашу жизнь и помочь вам избежать большого количества ненужной ручной работы, а также поможет вам собрать больше информации о ежедневных операциях вашей компании для создания более информативных отчетов и анализа.

Более того, как мы уже упоминали ранее, в ближайшее время финансовые теги будут активно развиваться, они будут добавлены к другим важным документам в системе, а также будет добавлен функционал для использования финансовых тегов для расчетов по транзакциям.

Published On: / Categories: ERP /

Развивайте бизнес с нами!

OntargIT является официальным партнером Microsoft по внедрению технологий Dynamics 365. С нашим опытом в различных отраслях, мы обеспечим индивидуальный подход и эффективные решения, которые будут идеально соответствовать потребностям вашей компании. Оставьте заявку сейчас, и наша команда экспертов поможет вам воспользоваться всеми преимуществами Dynamics 365.

Развивайте бизнес с нами!

OntargIT является официальным партнером Microsoft по внедрению технологий Dynamics 365. С нашим опытом в различных отраслях, мы обеспечим индивидуальный подход и эффективные решения, которые будут идеально соответствовать потребностям вашей компании. Оставьте заявку сейчас, и наша команда экспертов поможет вам воспользоваться всеми преимуществами Dynamics 365.