Сегодня организации используют такие поля, как номер документа, описание или финансовые измерения, для отслеживания данных из вспомогательных книг, таких как дебиторская и кредиторская задолженность, книга запасов и т. д. В Главной книге. Типы данных, которые часто отслеживаются, включают номера заказов на продажу или закупку, имена поставщиков или клиентов, платежные реквизиты, номера счетов-фактур или справочные номера внешних транзакций, которые импортируются в Microsoft Dynamics 365 Finance. Функция финансовых тегов устраняет необходимость использовать номера документов, описания или финансовые измерения, позволяя организациям создавать и вводить до 20 полей, определенных пользователем, в транзакциях. Эти поля затем сохраняются в бухгалтерских проводках, которые создаются для транзакций.
В чем разница между финансовыми измерениями и финансовыми тегами?
Начнем с того, что финансовые теги не являются частью структуры вашего счета, поэтому значения тегов не проверяются при проведении транзакций. С другой стороны, обязательные финансовые реквизиты определяются структурой счета, которую вы настроили, и соответственно требуются при проведении проводок.
Кроме того, в текущей версии теги по умолчанию не могут быть введены из основных данных, например, из записи о клиенте или поставщике, тогда как значения измерений по умолчанию вводятся из основных данных, таких как клиенты, поставщики, продукты или проекты. Также стандартный Пробный баланс и некоторые другие отчеты в Finance & Operations не предназначены для отображения данных в контексте тегов.
Итак, какие преимущества это дает?
Во-первых, если вы используете одноразовые значения, такие как номера документов или справочные номера, в финансовых измерениях, ваш план счетов взорвется из-за уникальности многих счетов бухгалтерского учета. Более того, вам придется вручную создавать новые значения в финансовых измерениях каждый раз, когда они будут появляться. В то время как теги были разработаны для значений, которые не подлежат повторному использованию. Вы можете легко ввести их при создании новой транзакции и избежать каких-либо дополнительных сложностей.
Во-вторых, финансовые теги можно добавлять, удалять или редактировать в опубликованных транзакциях. Аудиторский след сохраняется для всех правок, которые вносятся в значения тегов после публикации. С финансовыми измерениями такие действия делать нельзя.
Рисунок 1. Сравнение финансовых измерений и финансовых тегов
Метки предназначены для того, чтобы помочь вашей организации отслеживать данные, которые могут быть использованы для внутренней отчетности. Теги могут помочь вам в таких бизнес-кейсах:
Ваша компания хочет отслеживать все транзакции для определенной единицы в течение всего срока службы актива
отслеживать начисленные расходы по поставщикам в Главной книге, вместо того, чтобы вести Excel-файлы вне системы для отслеживания Vendor ID расходов.
Кроме того, вы можете использовать теги, если какие-либо необходимые данные появляются после проведения транзакций.
В последней версии Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations финансовые теги доступны в ограниченном списке журналов, таких как журналы платежей клиентов и поставщиков, журнал основных средств и общий журнал. В будущих выпусках финансовые метки будут доступны во все большем количестве документов, таких как заказы на куплю-продажу, счета-фактуры, производственные заказы и т.д.
Чтобы использовать функционал финансовых тегов в Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, их нужно сначала настроить.
Чтобы создать новый финансовый тег, вам нужно указать финансовый тег и тип значения. Это может быть любое из двух значений:
Текстовый — пользователи могут просто ввести значение, введя его в запись;
Список — вы можете использовать существующие в системе источники данных для тегов. Например, сотрудники, заказы на закупки, основные средства, проекты и т. Д;
Пользовательский список: Вы можете определить значения тегов. Важно добавить, что если вы используете список или пользовательский список в качестве типа значения, пользователь все равно может ввести значение вручную.
Рисунок 2. Типы значений
Рисунок 3. Пример пользовательского списка
В нашем примере представим, что вы создаете метки для дистрибьюторской компании, которая продает автомобили как через физические магазины, так и через электронную коммерцию. Менеджеры также хотят отслеживать каждую проданную машину и кто ее продал. Настройка может быть следующей:
VIN-код с типом значения — текст
Продавец с типом значения — Список и ссылка на список работников
Тип розничного канала с типом значения Пользовательский список и следующие добавленные значения — Розничный магазин, Интернет-магазин, Колл-центр, Интернет-маркетплейс.
Изображение 5. Финансовые теги для журнала платежей
В строках в отдельном поле с названием Финансовые теги вы можете просматривать и изменять значения тегов для счетов и счетов взаимозачета. После того, как вы введете всю необходимую информацию, вы можете опубликовать журнал.
Зображення 5. Фінансові теги для журналу платежів
У рядках в окремому полі з назвою Фінансові теги ви можете переглядати і змінювати значення тегів для рахунків і рахунків взаємозаліку. Після того, як ви введете всю необхідну інформацію, ви можете опублікувати журнал.
Изображение 6. Финансовые теги на строках журнала
После того, как вы опубликовали этот журнал, у вас появятся следующие транзакции. В форме Ваучер вы можете увидеть транзакции, которые были опубликованы. Наши финансовые метки хранятся в отдельных столбцах, чтобы данные можно было легко сохранять и анализировать при необходимости.
Изображение 7. Финансовые теги на опубликованных транзакциях
Если вам нужно изменить теги, вы можете воспользоваться кнопкой Редактировать ваучер в форме Ваучер и легко ввести новые корректные значения.
Фото 8. Редактирование ваучера
Вы также можете указать причину изменений, чтобы отследить, что повлекло за собой изменения в тегах.
В нашем примере представим, что в данных розничного магазина была допущена ошибка, и при первичных проводках был указан неправильный продавец. Мы изменили продавца и в поле «Причина редактирования» указали, что именно ошибка в данных привела к этим изменениям.
Фото 9. Редактирование финансовых тегов
Из формы ваучера вы также можете просмотреть аудиторский журнал и увидеть все изменения, которые были сделаны с указанием даты и пользователя, который внес эти изменения.
Изображение 10. Обзор изменений в финансовых тегах
В заключение, функция финансовых тегов имеет потенциал стать полезным инструментом для финансового менеджмента. Правильная комбинация финансовых измерений и финансовых тегов может облегчить вашу жизнь и помочь вам избежать большого количества ненужной ручной работы, а также поможет вам собрать больше информации о ежедневных операциях вашей компании для создания более информативных отчетов и анализа.
Более того, как мы уже упоминали ранее, в ближайшее время финансовые теги будут активно развиваться, они будут добавлены к другим важным документам в системе, а также будет добавлен функционал для использования финансовых тегов для расчетов по транзакциям.
