Внедрение Microsoft Dynamics AX2012 R3 для “Новой почты”
В компании «Новая Почта» — крупнейшем логистическом операторе Украины успешно завершено внедрение ERP-системы Microsoft Dynamics AX2012 R3. Внедрение финансового блока, включая украинский налоговый и бухгалтерский учет, в данном проекте, выполнила компания OntargIT — Microsoft Solutions Partner по бизнес-приложениям.
Сегодня Новая Почта – бесспорно самая технологичная, инновационная и клиентоориентированная логистическая компания Украины, которая ведет свой бизнес в полном соответствии с мировыми практиками.
Все процессы компании прозрачные, и соответствуют международным и локальным стандартам учета. Выбор системы для автоматизации деятельности, команда Новой Почты осуществила еще в 2015 году. На тот момент, на рынке не было специализированных решений, для компаний, оказывающих логистическо-почтовые услуги. Рассмотрев все представленные системы, руководством Новой Почты было принято решение, о внедрении ERP-платформы Microsoft Dynamics AX 2012 R3, как наиболее инновационной и технологичной, максимально соответствующей быстро растущему бизнесу Новой Почты.
Ситуация
Команда OntargIT включилась в проект в сентябре 2017 года, когда перед Новой Почтой встал вопрос о необходимости ведения в системе финансовых операций, включая локальный бухгалтерский и налоговый учет. Именно тогда, по инициативе команды Новой Почты, было принято решение об изменении конфигурации системы. Проект был приостановлен, реструктуризирован, и в результате тендера – расширен новым участником, отвечающим за внедрение финансового блока процессов – компанией ОntargIT – Microsoft Solutions Partner по бизнес-приложениям, которая обладает соответствующей экспертизой, и имеет статус официального разработчика и поставщика украинской локализации для Microsoft Dynamics AX.
Проект внедрения финансового блока, с интеграцией в процессы логистики, длился 10 месяцев. За это время команда OntargIT полностью автоматизировала финансовый учет компании Новая Почта, а это – почти два десятка процессов: главная книга, управление взаиморасчетами (поставщики, клиенты, партнеры), расчеты с подотчетными лицами, блок материальных и нематериальных активов, учет топлива и транспортных услуг, бухгалтерский и налоговый учет, управление платежами (импорт-экспорт), управление заявками на оплату. В рамках проекта были решены управленческие задачи по распределению непрямых затрат согласно требованиям/задачам финансового управления.
Осуществлена интеграция c:
Результаты
По итогам все финансовые процессы были состыкованы с процессами, которые проходили в операционных контурах логистики, протестированы, перенесены данные, и осуществлена интеграция, для корректного отражения в финансовом блоке данных из логистических процессов.
Так, как компания очень быстро растет и развивается, а ее бизнес-процессы постоянно видоизменяются и оптимизируются, командой Новой Почты было принято решение о запуске системы в несколько этапов. Модуль транспортной логистики был введен в эксплуатацию в январе 2018 года. Функциональные блоки закупок: внутренние поставки, закупки, распределение материалов по внутренней сети и блок, который касался отражения доходов, как наиболее тесно связанные с финансами, были запущены одновременно с модулем финансов 1 июля 2018 года. Запуск модуля Управление заявками на оплату и исходящих платежей (казначейство), в связи с его сложностью, и необходимостью корректировки начальных справочных данных, которые пришлось дорабатывать и валидировать совместными усилиями проектных команд Новой Почты и ОntargIT, был выполнен несколько позже.
С ноября 2018 года все ключевые процессы компании настроены и работают в новой ERP. Также в системе формируется и ведется отчетность по MCФО, бухгалтерская и налоговая отчетность, которая базируется на локализации, разработанной компанией OntargIT и полностью адаптированной под потребности Новой почты и украинские стандарты учета. Сегодня в системе формируется точная оперативная информация для финансового контроля, формируются документы и аналитическая отчетность, настроен сквозной контроль и четкий аудиторский след для контроля. Все ключевые участники процессов выполняют свои функции в системе без двойного ввода информации, потери сроков, ресурсов и т.п.
В рамках процесса внедрения, консультантами OntargIT, было проведено комплексное обучение специалистов рабочей группы и ключевых пользователей. Сегодня в Новой Почте сформирована внутренняя команда внедрения и поддержки решения, в которую входит более 20 человек (бизнес-аналитики, разработчики, специалисты по оказанию услуг поддержки, тестировщики), которая в полном объеме закрывает большинство вопросов, связанных с поддержкой и дальнейшим развитием системы. Новая Почта быстро развивается, и внутренняя команда будет продолжать развивать систему собственными силами, сохранив ключевую экспертизу, накопленную в рамках проекта.
В конце 2018 года завершилась активная фаза поддержки, которую оказывала компания ОntargIT. Сегодня завершается второй этап поддержки – фаза стабилизации, которая выполняется силами специалистов внутренней команды. В настоящий момент OntargIT оказывает Новой почте услуги поддержки в режиме 3-й линии поддержки и выполняет точечные доработки по запросам, возникающим благодаря изменяющимся в компании процессам.
Реализация сложного и масштабного проекта состоялась благодаря слаженной работе всех участников команды. Сегодня в Dynamics AX работают свыше 600 сотрудников Новой Почты, которые находятся на площадках: в Киеве и Полтаве.
«В целях повышения прозрачности деятельности и улучшения управляемости компании, Новая Почта приняла решение провести комплексную автоматизацию бизнес-процессов. Сегодня мы можем с уверенностью сказать, что располагаем четкой картиной о работе компании, полностью контролируем финансовые потоки, имеем возможность оперативно получать данные и выполнять общий анализ полученной информации по различным срезам», — отметил Финансовый директор Новой Почты – Петр Фоков.
По словам Директора OntargIT – Владимира Свириденко – «Данный проект явился уникальным не только потому, что в результате совместной работы нескольких команд, было разработано современное, интегрированное решение для действительно успешной, украинской компании, оказывающей полный спектр логистических услуг. Выбрав Microsoft Dynamics AX – систему, которая воплотила в себе лучшие мировые практики, в качестве платформы для автоматизации бизнес-процессов, Новая Почта получила возможность эффективно управлять компанией, у нее появился инструмент, который будет масштабироваться и продолжать развиваться вместе с бизнесом компании».
Проект внедрения финансового блока в корпоративном решении, разработанном на базе Microsoft Dynamics AX 2012 R3, явился важным этапом для создания единой информационной системы управления бизнесом компании Новая почта. Фактически, команда OntargIT не только разработала финансовый модуль, а и объединила финансовый и логистический контуры системы, результатом которого стало действительно единое, интегрированное комплексное решение, которое сегодня используется для управления деятельностью Новой Почты.
