Раскройте возможности более инновационного финансового управления благодаря автоматизации в Microsoft Dynamics 365 Finance. Узнайте, как его функции бюджетирования повышают точность планирования, усиливают контроль расходов и улучшают межведомственную координацию.

В рамках Dynamics 365 Finance бюджетирование преобразуется из статического отчета в связанный рабочий процесс. Платформа оптимизирует каждый этап — от подготовки данных и согласований до текущего контроля расходов — путем встраивания автоматизации в рутинные финансовые задачи. Речь идет не только об организации всех процессов в одной системе, но и об объединении всех финансовых отчетов в единую экосистему, которая охватывает финансовое планирование полностью, а не только исключительно бюджетирование.

Вот почему Dynamics является следующим шагом для компаний, которые переросли простые таблицы Excel и нуждаются в масштабировании. Поскольку он может не только автоматизировать рутинные задачи и сократить ручную работу, но и хранить все в одном месте, где каждый член команды имеет доступ и возможность выполнять свою часть работы. Таким образом, выделяются два основных преимущества: простота и объединенность.

Говоря о бюджетировании, его можно условно разделить на три этапа.

Во время критически важной фазы прогнозирования система автоматически генерирует бюджетные планы, чтобы четко очертить ожидаемые доходы и расходы. Она оптимизирует первоначальную подготовку данных, собирая информацию из необходимых периодов, легко интегрируясь с такими инструментами, как Microsoft Excel и Word, и используя ранее созданные бюджеты. Это минимизирует ручное заполнение документов и обеспечивает последовательное распределение средств, экономя значительную часть времени и устраняя ошибки.

Кроме того, система ускоряет процесс, используя ИИ для генерации проектов бюджета и разработки базовых сценариев, одновременно поддерживая планирование по нескольким сценариям и интегрируя расширенные инструменты прогнозирования для моделирования потенциальных финансовых результатов и быстрой корректировки в соответствии с изменяющейся ситуацией.

Во время важной фазы согласования вы можете полностью настроить свой рабочий процесс в соответствии с конкретными организационными потребностями, позволяя системе автоматически перемещать бюджет по предварительно запланированным шагам, сохраняя управление и контроль. Например, система уведомит ответственное лицо о необходимости просмотреть и подтвердить бюджет и автоматически обновит его статус в соответствии с вашими настройками.

Этот структурированный процесс дополнительно оптимизируется путем определения специальной иерархии планирования бюджета для каждого процесса, которая может отличаться от стандартной организационной структуры, для обеспечения наиболее эффективного маршрута сбора и распространения данных. Важно, что после согласования система гарантирует, что бюджет не будет редактирован, сохраняя его целостность.

Окончательный и важный шаг начинается, когда бюджет утвержден, предотвращая перерасходы до их возникновения и играя ключевую роль в повседневных операциях. Эта основная функция, которую часто называют жестким контролем (hard control), предполагает автоматическую проверку на соответствие бюджету непосредственно перед каждой транзакцией. Или же вы можете настроить категории пользователей, которым разрешено превышать расходы (soft control). В любом случае менеджеры могут быть в курсе всего, отслеживая расходы в реальном времени, сравнивая фактические расходы с утвержденным бюджетом.

Кроме того, организации могут создать финансовую дисциплину, адаптируя функции к конкретным потребностям, четко определяя, что, когда и где проверять в бюджете, и даже выбирая отслеживание лишь определенных транзакций для целенаправленного надзора.

Организации могут настраивать категории бюджетов для отображения своей операционной деятельности — от стратегических планов до детальных бюджетов отделов. Можно использовать несколько типов бюджетов и методов одновременно или сосредоточиться исключительно на основных. Эта часть является настраиваемой и адаптивной к вашим потребностям. Кроме того, не имеет значения, кто инициирует создание – один из отделов или руководство – система поддерживает оба варианта: объединение локальных бюджетов в генеральный бюджет или распределение генерального бюджета на меньшие ведомственные.

Dynamics 365 поддерживает ваш процесс бюджетирования на каждом этапе, поэтому устанавливайте измеримые цели и создавайте необходимые бюджеты. Контролируйте работу и выполняйте финальный анализ в единой экосистеме.

В конце концов, бюджет служит картой доходов и расходов, распределения ресурсов в организации. Его главная цель — предоставить руководству контроль, необходимый для надзора за денежным потоком и предотвращения превышения расходов над доходами. Знание точных финансовых данных поддерживает лучшее принятие решений относительно операций, расходов и инвестиций.

Это жизненно необходимо для стратегического планирования и согласования всех финансовых действий с долгосрочными целями компании и ее приоритетами. Также помогает обеспечить эффективное использование ресурсов для проектов с наивысшим потенциальным ROI (возвратом инвестиций). Кроме того, служит эталоном для оценки эффективности путем сравнения фактических результатов с запланированными целями.

Эффективное бюджетирование также играет решающую роль в управлении рисками, помогая выявить потенциальные финансовые проблемы и подготовиться к колебаниям рынка. Хорошо структурированный, задокументированный бюджет повышает доверие и привлекательность для кредиторов и инвесторов, помогая с финансированием.

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования предлагает ключевые преимущества для компании, главным образом благодаря повышению эффективности и надзора. Процесс становится быстрее и менее трудоемким, что позволяет ускорить циклы согласования благодаря четко определенным рабочим процессам, которые обеспечивают отслеживаемость каждого шага и четкое назначение ответственного. Автоматизация также минимизирует человеческие ошибки, повышая точность финансового планирования. После установления бюджета система обеспечивает мощные функции контроля, такие как мониторинг расходов в реальном времени и проактивное установление лимитов, что в конечном итоге способствует более эффективному принятию решений руководством.

Настоящая сила современного бюджетирования заключается в его цифровой трансформации, где Dynamics 365 Finance играет важную роль. Система автоматизирует и объединяет каждый этап процесса, превращая бюджетирование компании из сезонной задачи в непрерывный, стратегический и хорошо контролируемый процесс, который гарантирует идеальное согласование всех финансовых действий с долгосрочными организационными целями и их приоритетность для максимального ROI.